Gratis cursus boekhouden

Hebt u een onderneming, bent u van plan er binnenkort één te starten of doet u de boekhouding van een ander? Dan kan deze cursus u helpen dit op een correcte manier te doen. Deze cursus is dusdanig praktijkgericht opgezet dat u zeer snel voldoende weet voor het voeren van een boekhouding. Wij proberen u met deze cursus geen boekhoudkundig expert te maken. De basis die nodig is voor het voeren van een boekhouding zal voor u waarschijnlijk voldoende zijn.

Deze cursus is opgezet als een leescursus met diverse animaties welke u direct kunt projecteren op uw eigen boekhouding. Links ziet u de volledige inhoudsopgave. Om nu naar het eerste hoofdstuk te gaan klikt u hieronder op 'Volgende >'.

Gewijzigde regelgeving per 1 janari 2010
Levert u goederen of diensten aan landen binnen de EU (buiten Nederland)? Dan veranderd er per 1 januari 2010 het een en ander voor u. Op www.ICP-Opgave.nl vindt u hierover meer informatie.

Contact

Hebt u opmerkingen of vragen over deze cursus? Mail deze dan naar: info@gratis-cursus-boekhouden.nl.

Inleiding

Met de nieuwste generatie boekhoudpakketten die vrijwel allemaal online te gebruiken zijn is het voor iedereen mogelijk geworden zelf zijn of haar boekhouding te doen. Specialistische kennis is hiervoor in vrijwel alle gevallen niet meer nodig.

Deze cursus is zeer praktisch gericht geschreven. Heldere teksten en uitgebreide animaties laten niets tot de verbeelding over. Als boekhoudpakket wordt gebruik gemaakt van www.e-Boekhouden.nl. Dit is een boekhoudpakket wat zonder installatie 14 dagen lang gratis en vrijblijvend te gebruiken is. Indien u tijdens de cursus iets wil uitproberen kunt u zonder verplichtingen op www.e-Boekhouden.nl een proefabonnement afsluiten.

De cursus bestaat uit een theoretisch en een praktisch gedeelte. In het theoretische gedeelte wordt kort ingegaan op de gedachte achter een boekhouding. Het praktische gedeelte loodst u door het hele proces van een boekhouding opzetten tot het afsluiten van een boekjaar.

Wij wensen u in ieder geval veel succes!

1. De theorie

Boekhouden, voor veel ondernemers een noodzakelijk kwaad. De belastingdienst stelt een flink aantal eisen waar een ondernemer aan moet voldoen. In dit theoretische gedeelte zetten we de belangrijkste verplichtingen op een rij en gaan we in op de basis van een boekhouding.

1.1.1 De BTW-administratie
Nadat u zich heeft aangemeld bij de belastingdienst als ondernemer zal de belastingdienst beslissen of u BTW-plichtig bent of niet. Indien u BTW-plichtig bevonden wordt (dit is meestal het geval) krijgt u van de belastingdienst een verklaring toegestuurd waarop uw BTW-nummer (omzetbelastingnummer) staat. Welke maatstaven de belastingdienst hiervoor hanteert kunt u hier terugvinden.

Vanaf dat moment heeft u tegenover de belastingdienst bepaalde verplichtingen. De belastingdienst omschrijft deze wat betreft uw administratie als volgt "Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel BTW u aan de Belastingdienst moet betalen. Dit kunt u vastleggen in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas-, bank- en giroboek." De termen in deze zin spreken meer voor zich dan u misschien in eerste instantie vermoedt. De belastingdienst heeft het hier over 'boeken'. Vroeger had men voor het voeren van de administratie verschillende grote boeken.
- Verkoopboek: hierin werden alle verkopen genoteerd
- Inkoopboek: hierin werden alle inkopen genoteerd
- Kasboek: hierin werden alle kastransacties genoteerd
- Bankboek: hierin werden alle banktransacties genoteerd
Deze 'boeken' werden 'grootboeken' genoemd vanwege het fysieke formaat van de boeken. In sommige boekhoudpakketten komt u deze 'boeken' nog altijd tegen, zij het in digitale vorm. Er verschijnen echter steeds meer boekhoudpakketten die van dit principe afstappen. In onze ogen is dit een uitstekende ontwikkeling. De techniek maakt het mogelijk om op veel eenvoudigere wijze alle gegevens in te voeren en overzichtelijk te ordenen.

Om op de eis van de belastingdienst terug te komen bent u dus alleen verplicht uw administratie dusdanig te voeren dat duidelijk is hoeveel BTW u aan de belastingdienst moet betalen. Hoe u dit doet maakt niets uit. U mag dit met pen en papier doen, in een boekhoudprogramma of op de manier waarop u dat wilt. Het feit dat er zoveel boekhoudprogramma's bestaan doet u waarschijnlijk al vermoeden dat de keuze voor een boekhoudprogramma misschien de slimste is. In onze visie is dat ook zo. Een boekhoudprogramma maakt het u in de regel stukken eenvoudiger om uw administratie op een overzichtelijke en foutloze manier te voeren. Handmatige berekeningen horen immers tot het verleden.

1.1.2 Wat behoort er allemaal tot uw administratie?
Een logische vraag als gevolg van de voorgaande paragraaf. Ook dit formuleert de belastingdienst kort en bondig: "Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm, behoren tot uw administratie." Gelukkig geeft de belastingdienst hier ook een lijstje van voorbeelden bij:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
- tussentijds gemaakte controleberekeningen;
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
- bank- en giroafschriften;
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
- agenda’s en afsprakenboeken;
- correspondentie;
- software en databestanden.

Als we het over een boekhouding hebben dan houden wij graag het volgende lijstje aan:
- Ontvangen facturen
- Verstuurde facturen
- Bank- en giroafschriften
- Kasbonnetjes
- Relatiegegevens
 

De wettelijke bewaartermijn van uw gegevens is 7 jaar. Bij een belastingcontrole gaat de belastingdienst maximaal 5 jaar terug. Er zijn geen uitzonderingen op deze regel. Raadpleeg bij twijfel uw accountant of boekhouder.

2. Inrichten van de boekhouding

De eerste stap die gezet moet worden is het inrichten van de boekhouding.

2.1 Het rekeningschema
Iedere boekhouding heeft als basis een rekeningschema (ook wel grootboekrekeningen genoemd). In het rekeningschema vindt u alle posten terug waarop en waar vanaf u straks mutaties kunt maken. Voorbeelden van rekeningen uit het rekeningschema zijn bijvoorbeeld uw bankrekening, de rekening omzet, de rekening Inkoop. Als u een proefabonnement heeft aangemaakt op http://www.e-boekhouden.nl/ krijgt u standaard het volgende rekeningschema.

2.1.1 Het rekeningschema aanpassen

3. Uw eerste boekingen

Het eerste waar u waarschijnlijk mee te maken krijgt zijn kosten. Noodzakelijke dingen als een telefoonaansluiting en papier om uw facturen op te printen zal iedereen nodig hebben.

3.1.1 Een bon invoeren
Op een bonnetje zult u over het algemeen de volgende gegevens aantreffen:
- Datum
- Omschrijving van de gekochte artikelen
- BTW-bedrag
- Totaal bedrag excl BTW
- Totaal bedrag incl BTW
Dit zijn dan ook precies de gegevens die u moet invoeren. Vrijwel alle boekhoudpakketten maken het u gemakkelijk door automatisch de BTW uit te rekenen. In e-Boekhouden.nl kunt u een bonnetje op twee manieren invoeren, namelijk als 'Geld uitgegeven' of 'Geld ontvangen'. In de volgende animatie wordt een benzine bonnetje ingevoerd die contant betaald is.

Animatie starten

Zoals u in de animatie heeft kunnen zien kunt u bij e-Boekhouden.nl ook iets invoeren achter 'Boekstuk'. Dit is bedoeld om eventueel een boekstuknummer in te voeren. Indien u wilt kunt u bijvoorbeeld alle bonnetjes nummeren. Het nummer kunt u dan hier invoeren. Omdat het geen verplichting is wordt dit buiten deze cursus gehouden.

3.1.2 Een afschrift invoeren
Of u nu een afschrift vanaf papier invoert of dat u dit vanaf uw telebankierpakket doet het invoeren ervan gaat op dezelfde manier. Alles wat u op uw afschriften zult aan aantreffen is onder te verdelen in:
- Ontvangen factuurbetalingen
- Verstuurde factuurbetalingen (u hebt een factuur betaald)
- Bijschrijvingen (bijv. een storting)
- Afschrijvingen (bijv. bankkosten)

Deze vier 'groepen' vindt u bij e-Boekhouden.nl terug onder 'Invoeren>Afschrift/bonnetje'.

Anders dan bij bonnetjes en facturen zult u op uw afschrift bij bijvoorbeeld een factuurbetaling nooit BTW aantreffen. We laten nu een aantal situaties de revue passeren die veel voor zullen komen.

Factuurbetaling ontvangen
Een ontvangen factuurbetaling is één van de eenvoudigste boekingen. U hebt eerder een factuur naar een klant gestuurd welke nu betaald is. Omdat u de factuur reeds ingevoerd hebt (met de bijbehorende BTW) hoeft u nu alleen nog maar de open post te selecteren en het bedrag in te voeren. De volgende animatie laat u zien hoe dit werkt.

Animatie starten

Zoals u in de animatie kunt zien wordt bij het selecteren van de open post automatisch het bedrag ingevuld. Het mag voor zich spreken dat bij bedrag alleen het bedrag mag staan wat op dat moment voldaan is. Als uw klant de factuur bijvoorbeeld in twee termijnen betaalt dan vult u hier bij bedrag alleen het bedrag wat op het afschrift staat in. Het resterende bedrag blijft vervolgens gewoon open staan.

Factuurbetaling verstuurd
Dit werkt exact hetzelfde als bij 'Factuurbetaling ontvangen', maar dan niet meer facturen die u verstuurd hebt, maar met facturen die u ontvangen hebt en dus moet betalen.

Bijschrijvingen en afschrijvingen
Buiten factuurbetalingen kan er nog van alles op uw afschrift staan. In deze paragraaf bespreken we twee veel voorkomende gevallen. Verderop in deze cursus vindt u nog meer voorbeelden. Het is raadzaam deze ook door te nemen.

Situatie 1: U hebt bij uw plaatselijke kantoorartikelenleverancier een pak papier gekocht en deze direct per pin betaalt. U hebt hierbij een bon gekregen waar precies op staat wat u gekocht hebt, wat het bedrag excl btw is, wat de btw is en wat het totaalbedrag inclusief btw is. Het zal voor u misschien voor zich spreken om deze bon gewoon in te voeren, echter dat doet u dan als u de betaling op uw afschrift tegen komt? Als u deze betaling ook invoert dan staat het aankoop van het pak papier twee keer geregistreerd. U kunt dit op twee manieren oplossen:

1. U beschouwt het bonnetje als een factuur en voert het dus als factuur in. Zodra u de pinbetaling op uw afschrift tegen komt beschouwt u dit als factuurbetaling.

2. U voert het bonnetje nog niet in, maar 'wacht' tot u de betaling tegenkomt op uw afschrift. Zodra u de betaling tegen komt op uw afschrift voert u het afschrift tegelijk met het bonnetje in. Bijvoorbeeld: u hebt voor 50,60 euro incl BTW getankt en dit per pin betaald. U hebt het bonnetje netjes bewaard en komt nu de pinbetaling op uw afschrift tegen. In de volgende animatie kunt u zien hoe u dit kunt invoeren.

Animatie starten

3.1.3 Facturen
Het invoeren van ontvangen facturen en verstuurde facturen gaat op exact dezelfde wijze. Ze worden in deze cursus daarom als één behandeld.

Net als bij een bonnetje treft u op iedere factuur een omschrijving, het totaalbedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW aan. Het invoerscherm voor het invoeren van een factuur wijst zich in e-Boekhouden.nl eigenlijk helemaal zelf.

In de volgende animatie ziet u hoe u een factuur moet invoeren voor een nieuwe printer (250,00 euro) die u bij Dynabyte gekocht heeft.

Animatie starten

3.1.4 Facturen of bonnetjes met meerdere BTW-percentages
U zult ongetwijfeld vroeg of laat bonnetjes of facturen tegen komen met meerdere BTW-percentages. Bijvoorbeeld als u benzine getankt heeft en daarbij iets te drinken gekocht heeft. De benzine wordt belast met 19% BTW en het drinken met 6% btw. Ook kan het voorkomen dat u verschillende posten op een factuur op meerdere tegenrekeningen wilt boeken. In beide gevallen betekent het dat u per factuur of bonnetje meerdere regels aan moet maken. Per BTW-percentage of per tegenrekening maakt u één regel aan. In de animatie ziet u hoe u een factuur moet invoeren waarop de aankoop van een pak papier (19% BTW) en de aankoop van een studieboek (6% BTW) staat.

Animatie starten

3.1.5 Verantwoorden
Alles wat u in uw boekhouding doet moet u verantwoorden. U maakt bijvoorbeeld een factuur. Hierbij moet u in de boekhouding een tegenrekening selecteren (bijvoorbeeld 'Omzet'). Op deze manier verantwoordt u de factuur. Dit geldt hetzelfde voor uw kosten. Als u bijvoorbeeld een factuur voor uw telefonieabonnement invoert dan moet u als tegenrekening 'Telefonie' selecteren. Het zal ongetwijfeld voor gaan komen dat u geen tegenrekening kunt vinden waar het bonnetje of de factuur van toepassing is. In dat geval kunt u deze eenvoudig zelf aanmaken.

3.1.6 Debiteuren- en crediteurenadministratie
Misschien heeft u al gezien dat als u een factuur invoert die u verstuurd heeft van bijvoorbeeld 250 euro (incl BTW) u drie rekeningen automatisch ziet wijzigen:

- De rekening 'Debiteuren'  € 250,00
- De rekening 'Omzet'   € 210,08  (totaal bedrag excl BTW)
- De rekening 'BTW af te dragen 19%': € 39,92 (het BTW-bedrag).

Dit betekent het volgende:
- Het totale saldo wat u van uw klanten (debiteuren) tegoed heeft is met 250,00 gestegen (dit moet immers nog betaald worden)
- Uw omzet is toegenomen met € 210,08.
- Het totale bedrag aan BTW wat u moet afdragen is gestegen met € 39,92.

Op de 'Balans' ziet u dus maar 1 totaal saldo van alle facturen die nog niet voldaan zijn door uw klanten. 'Achter' dit saldo hangt als het ware een subadministratie. In de subadministratie (in dit geval 'debiteurenadministratie' genoemd) vindt u alle gegevens over de factuur, uw klant en de betalingen. In e-Boekhouden.nl vindt u deze subadministratie onder de knop 'Rapporten>Open posten'.
Standaard ziet u hier alle facturen die nog niet (volledig) voldaan zijn.

Zodra uw klant uit bovenstaande voorbeeld de factuur (€ 250,00) voldaan heeft vindt u dit op uw afschrift. U voert dit bedrag in als 'Factuurbetaling ontvangen'. Zodra u dit doet gebeuren er 2 dingen:

1. Het saldo 'Debiteuren' wordt verminderd met € 250,00
2. De factuur verdwijnt uit het Open postenoverzicht.

Als de klant bijvoorbeeld € 200,00 euro betaald zou hebben wordt het saldo 'Debiteuren' verminderd met € 200,00 en blijft de factuur in de lijst met open posten staan, maar nu met een openstaand bedrag van € 50,00.

4. De BTW-aangifte

Van de belastingdienst heeft u per brief medegedeeld gekregen per welke periode (maand, kwartaal of jaar) u de BTW-aangifte (ook omzetbelastingaangifte of OB-aangifte genoemd). U krijgt ruim van te voren voor iedere aangifte van de belastingdienst een uitnodiging tot het doen van aangifte. Het doel van deze periodieke aangifte is voornamelijk om de omzetbelasting en de voorbelasting (belasting die u betaalt heeft aan uw leveranciers) met elkaar te verrekenen en het saldo dat overblijft te betalen of terug te krijgen. Dit geheel bestaat uit twee stappen.

4.1 BTW-aangifte verwerken in de boekhouding
Zoals u in het vorige hoofdstuk heeft gezien wordt de af te dragen BTW op de diverse BTW-rekeningen geboekt. De omzetbelasting die u aan uw leveranciers betaald heeft heet voorbelasting en wordt automatisch op de rekening 'Voorbelasting' geboekt. Het saldo hiervan (totaal af te dragen BTW - totaal voorbelasting) is het bedrag aan belasting wat u moet betalen of terug krijgt. Dit moet in uw administratie verwerkt worden. In e-Boekhouden.nl kunt u dit geheel automatisch met 1 druk op de knop doen. Hoe dit gaat ziet u in de volgende animatie.

Animatie starten

Op de achtergrond worden een aantal mutaties aangemaakt:
- Het totaalbedrag af te dragen BTW (per BTW-percentage) van die BTW-periode wordt verplaatst naar de rekening 'BTW R/C' (BTW-rekeningcourant)
- Het totaalbedrag aan voorbelasting van die BTW-periode wordt ook verplaatst naar de rekening 'BTW R/C'.
Het saldo van de rekening BTW R/C is nu dus automatisch het saldo geworden wat u aan de belastingdienst moet betalen of wat u terug krijgt.

4.2 BTW-aangifte elektronisch versturen naar de belastingdienst
Sinds 1 januari 2005 is iedere ondernemer verplicht de BTW-aangifte elektronisch naar de belastingdienst te sturen. Dit kan via de website van de belastingdienst, maar kan ook via e-Boekhouden.nl. In het laatste geval kunt u de aangifte met één druk op de knop versturen. De belastingdienst koppelt vervolgens terug of de aangifte geaccepteerd of afgewezen is. U krijgt hiervan van e-Boekhouden.nl per e-mail bericht. Hoe u de aangifte elektronisch kunt versturen ziet u in de volgende animatie.

Animatie starten

4.3 BTW betalen of ontvangen
Indien uit de aangifte bleek dat u BTW moet betalen, dan betaalt u dat via de acceptgiro die de belastingdienst u toegezonden heeft. Blijkt dat u geld terug krijgt, dan wordt dit door de belastingdienst gestort. De betaling of teruggave zult u uiteindelijk op uw afschrift terug vinden. Het invoeren hiervan gaat net iets anders dan u gewend bent. Het bedrag dat u betaald heeft of heeft ontvangen moet u boeken op de rekening BTW R/C. Hoe u dit doet kunt u zien in de volgende animatie.

Animatie starten

5. Afsluiten boekjaar
In tegenstelling tot sommige andere boekhoudpakketten kent e-Boekhouden.nl geen vaste boekjaren. Toch moet net zoals in andere boekhoudpakketten ook hier een boekjaar afgesloten worden. Of eigenlijk gecomplementeerd worden. Het gaat hier om boekingen die u eens per jaar doet. Voorbeelden hiervan zijn:

- Afschrijvingen
- Voorraad boekingen

Voor afschrijvingen verwijs ik u graag door naar het hoofdstuk 'Afschrijvingen'. Daar wordt precies uitgelegd hoe dit werkt.

5.1 Voorraadboekingen
Indien u geen voorraad heeft hoeft u uiteraard geen voorraad te boeken. U kunt deze paragraaf dan overslaan.

Het hele jaar door heeft u al uw inkopen geboekt op de verlies en winst rekening 'Inkopen' (eventueel uitgesplitst naar soort inkoop). Dit heeft flink op uw winst gedrukt. Op de laatste dag van het jaar telt u uw voorraad (Balansen). De waarde van die voorraad zijn dus goederen die u nog in uw bezit heeft en dus een bepaalde waarde vertegenwoordigen. Dit boekt u dan ook eenmalig naar de balans. Dit doet u via een memoriaalboeking. Dit is een boeking waarmee u een bedrag van een rekening naar een andere rekening kunt verplaatsen. In dit geval van de rekening 'Inkopen' naar de rekening 'Voorraad'.

In e-Boekhouden.nl moet u eerst onder 'Beheer>Instellingen' het gebruik van memoriaalboekingen aan zetten. Als voorbeeld boeken we in de volgende animatie een voorraad van 1750,00 naar de rekening 'Voorraad'.

Animatie starten 

 5.2 Afsluiten
Ieder jaar begint u met een balans waarvan het saldo € 0,00 is. In e-Boekhouden.nl moet u hiervoor zodra u een bepaald jaar helemaal klaar hebt één mutatie boeken. U boekt hiermee de totale winst op de rekening 'Prive opnamen en stortingen', of indien u de winst verdeelt over meerdere vennoten op meerdere prive-rekeningen.

De mutatie ziet er als volgt uit en voert u in onder 'Invoeren>Memoriaal':
- Soort boeking:  Memoriaal
- Rekening:  9999 Eindresultaat  (indien deze rekening nog niet bestaat kunt u deze aanmaken met als categorie 'Winst en Verlies'
- Datum: de laatste datum van het jaar. Bijv: 31-12-2005
- Omschrijving: 'Verwerking resultaat 2005'
- Bedrag: de totale winst van dat jaar, of het deel dat u aan een bepaalde vennoot wilt toekennen. Indien u verlies geleden heeft vult u hier een negatief bedrag in.
- Tegenrekening: 'Privé betalingen en stortingen', of de privé-rekening van de betreffende vennoot.

Vervolgens klikt u op 'Opslaan'.

Als dit goed gegaan is ziet u op de balans van 31-12-2005 (laatste datum van dat jaar) onderaan het saldo 0,00 staan.

6. Afschrijvingen

Zoals in het begin van deze cursus reeds aangegeven mag u bijvoorbeeld een aangeschafte PC niet zomaar als 'verlies' boeken. U moet het 'verlies' uitspreiden over het aantal jaren dat u het gebruikt. Zo 'drukt' het verlies van de eenmalige aanschaf gelijk verdeeld over het aantal jaar dat u het gebruikt. Dit geldt voor alle bedrijfsmiddelen die u aanschaft met een waarde van € 450,00 of meer. Koopt u dus bijvoorbeeld een printer van € 400,00 excl BTW, dan mag u dit gewoon ineens als kosten boeken.

Het bedrag dat u jaarlijks mag afschrijven berekent u als volgt:

[aanschaf waarde] - [rest waarde] 
            [Aantal gebruiksjaren]

De aanschafwaarde kent u, deze staat op de factuur. De restwaarde en het aantal gebruiksjaren zijn moeilijker in te schatten. de restwaarde is de economische waarde van het bedrijfsmiddel op de dag dat u het niet meer kunt gebruiken. Als voorbeeld nemen we een computer. De aanschafprijs bedraagt € 950,00 excl BTW en is op 1 januari 2005 gekocht. We schatten dat de PC na 3 jaar aan vervanging toe is en dan nog een waarde heeft van € 75,00 euro.

(Let op: vanaf 2007 bent u verplicht over minimaal 5 jaar af te schrijven)

Het bedrag dat u dan jaarlijks mag afschrijven is dus: (€ 950,00 - € 75,00) : 3 = € 291,67. In dit voorbeeld betekent het dat u dan u in totaal 4 boekhoudmutaties maakt:

1. U voert de factuur van aanschaf in en boekt deze op de balansrekening 'Hardware'
2. U voert drie jaren achter elkaar een mutatie in waarmee u de afschrijving boekt.

In de volgende animatie wordt de factuur ingevoerd en wordt daarna de afschrijving over 2005 ingevoerd. (in de animatie wordt een memoriaalboeking ingevoerd. Indien u deze optie niet in het menu heeft staan kunt u dit aanzetten onder 'Beheer>Instellingen>Memoriaal'.

Animatie starten

Let op: in de animatie staat een kleine fout. Het bedrag wat ingevuld wordt bij de memoriaalboeking moet negatief zijn. (in de animatie wordt 291.67 euro ingevoerd. Dit moet zijn: -291.67 euro.

Indien u de PC bijvoorbeeld op 01-06-2005 gekocht had, dan mag u in het eerste jaar maar voor 6 maanden afschrijven. Dat is dus € 291,67 : 12  x  6 = € 145,84.

Indien u startende ondernemer bent dan mag in een aantal gevallen willekeurig afschrijven. Hoe dit precies ziet kunt u navragen bij de belastingdienst.

7. Moeilijke boekingen

Naast de standaard boekingen die reeds uitgelegd zijn, zijn er een aantal 'speciale' gevallen. In dit hoofdstuk leggen we de meest voorkomende 'speciale' gevallen uit.

7.1 Zakelijke aankoop privé voldaan
Als u een zakelijke aankoop uit uw privé portemonnee betaalt zou dit betekenen dat u wel de factuur invoert, maar de betaling nooit tegen komt. Uw privé-uitgaven voert u immers niet in. U kunt dit nu op twee manieren oplossen. Als voorbeeld nemen we de aankoop van enveloppen (€ 10,00) welke u privé heeft betaald.

Manier 1
- U 'leent' uw bedrijf wat cash-geld
U klikt onder 'Invoeren' op 'Afschrift/bonnetje' en kiest voor 'Geld ontvangen'.
Rekening: Kas
Bedrag: 10.00 (geen BTW)
Datum: datum van het bonnetje
Omschrijving: 'Voorschot enveloppen'
Tegenrekening: 'Privé betalingen/stortingen'

- U doet alsof u de enveloppen betaald heeft vanuit de kas van uw bedrijf
U klikt onder 'Invoeren' op 'Afschrift/bonnetje' en kiest voor 'Geld uitgegeven'.
Rekening: Kas
Bedrag: 10.00 (incl BTW)
Datum: datum van het bonnetje
Omschrijving: 'Enveloppen'
Tegenrekening: 'Porti'

- U betaalt uzelf weer terug
Vervolgens maakt u de 10,00 euro weer over naar uw privé-rekening en klikt u onder 'Invoeren' op 'Afschrift/bonnetje' en kiest voor 'Geld uitgegeven'.
Rekenig: Bank
Bedrag: 10.00 (geen BTW)
Datum: datum van het bonnetje
Omschrijving: 'Aflossing voorschot enveloppen'
Tegenrekening: 'Privé'

Manier 2
U voert de factuur op de normale manier in en boekt het bedrag via het open postenoverzicht weg. Hiervoor gaat u naar 'Rapporten>Open posten' en zoekt u de betreffende open post op. Vervolgens klikt u op het pictogram naast het bedrag waarop een kline 'B' afgebeeld staat. Vervolgens verschijnt er een nieuw scherm waarmee u het bedrag kunt wegboeken. Bij tegenrekening selecteert u hier dan 'Privé- opnamen en stortingen'.

7.2 U heeft geld overgemaakt tussen twee zakelijke rekeningen of u heeft geld vanuit de kas gestort op uw bankrekening
In beide situaties werkt het invoeren op dezelfde manier. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een tussenrekening 'Kruisposten'.

Als u geld overmaakt van de een zakelijke rekening naar een zakelijke rekening, dan komt u het bedrag twee keer tegen. Eén keer op het afschrift van de eerste bankrekening, en één keer op het afschrift van de tweede bankrekening. U voert in totaal dus twee mutaties in.

Mutatie 1
U hebt 2000 euro overgemaakt naar uw zakelijke spaarrekening. U kiest voor 'Afschrift/bonnetje'.
Rekening: 'Bank Betalingen'
Bedrag: 2000,00 (geen BTW)
Datum: afschriftdatum
Omschrijving: overboeking naar spaarrekening
Tegenrekening: 'Kruisposten'

Mutatie 2
De 2000 euro zijn binnengekomen op de spaarrekening. U kiest voor 'Afschrift/bonnetje'
Rekening: 'Bank spaarrekening'
Bedrag: 2000,00 (geen BTW)
Datum: Afschriftdatum
Omschrijving: overboeking naar spaarrekening
Tegenrekening: 'Kruisposten'

Als u dit goed gedaan heeft is het saldo van de rekening 'Kruisposten' weer 0,00.

7.3 U heeft de BTW van een BTW-aangifte betaald aan de belastingdienst
U hebt bijvoorbeeld 1230,00 BTW betaald naar aanleiding van de BTW-aangifte van het 4e kwartaal 2005. U komt deze betaling nu tegen op uw afschrift. U boekt dit als volgt:

U kiest voor 'Afschrift/bonnetje'
Rekening: 'Bank'
Bedrag: 1230,00 (geen BTW)
Datum: datum van het afschrift
Omschrijving: Betaling BTW-aangifte 4e kwartaal 2005
Tegenrekening: BTW R/C

7.4 Betalingsverschil wegboeken
Het zal ongetwijfeld een keer voorkomen dat uw klant een foutje maakt bij een betaling en net 1 of 2 cent te weinig heeft overgemaakt. U vindt dat uw klant het restant niet meer hoeft betalen. Het betalingsverschil moet dan wel weg geboekt worden. Dit kunt u in e-Boekhouden.nl via het open postenoverzicht doen. In de volgende animatie kunt u zien hoe u dit kunt doen.

Animatie starten

7.5 Privé-opname
Geld dat u van uw zakelijke rekening overmaakt naar uw privé-rekening (privé-opname) boekt u als volgt:

U kiest voor 'Afschrift/bonnetje'
Rekening: Bank
Bedrag: 2000,00 (geen BTW)
Datum: Datum van het afschrift
Omschrijving: Prive-opname december 2005
Tegenrekening: 'Privé opnamen en stortingen'

7.6 BTW-factuur boeken
In een aantal gevallen kan het zijn dat u een factuur krijgt waarop alleen BTW vermeldt staat (dus geen bedrag excl BTW). Dit komt o.a. voor als u goederen via een vervoerder importeert vanuit het buitenland. U boekt een dergelijke factuur als volgt in:

Stel het BTW-bedrag is 200 euro. Teruguitgerekend is het bedrag excl-btw dat hier bij hoort  € 1052,63.

U gaat in e-Boekhouden.nl naar 'Invoeren>Facturen'
Soort boeking: Factuur ontvangen
Relatie: de relatie
Datum: de datum van de factuur
Omschrijving: naar uw inzich in te vullen

Bij het bedrag op regel 1 voert u in 1052,63 en u selecteert als BTW-code 19%. In het vakje BTW komt nu 200 euro te staan. Als tegenrekening selecteert u rekening '9999 Verrekeningen'. Indien deze niet bestaat kunt u deze zelf aanmaken.

U klikt vervolgens op 'Regel toevoegen'.
Bij het bedrag vult nu nu € -1052,63 in en u selecteert als BTW-code: 'Geen BTW'. Bij de tegenrekening selecteert u wederom de rekening '9999 Verrekeningen'.

Als u de factuur nu opslaan is er qua kosten effectief niets veranderd, maar wordt de BTW wel correct verwerkt.

7.7 Meervoudige betaling wegboeken
Als u een betaling heeft gedaan of heeft ontvangen waarbij in één betaling meerdere facturen zijn voldaan boekt u dit als volgt weg:

1. U boekt het hele bedrag op één van de facturen waar de betaling betrekking op heeft
2. U gaat naar 'Rapporten>Open posten'
3. U zet het vinkje aan voor de factuur waarop u de betaling heeft geboekt
4. U zet ook het vinkje aan voor een andere factuur waar de betaling betrekking op heeft
5. U klikt onderaan in het scherm op 'Facturen met elkaar verrekenen'
Stappen 3 t/m 5 herhaalt u indien de betaling op nog meer facturen betrekking heeft.

7.8 Kilometervergoeding
Als u uw privé-auto gebruikt voor zakelijke ritten dan mag u 19 cent per kilometer aan kosten opvoeren. U kunt dit op twee manieren doen:

Optie 1:
- U rekent periodiek (per maand of jaar bijvoorbeeld) uit hoeveel u aan kilometervergoeding gaat verrekenen.
- U maakt dat bedrag over van uw zakelijke rekening naar uw privé-rekening;
- Zodra u de afschrijving op uw zakelijke rekening tegen komt boekt u deze als 'Geld uitgegeven', zonder BTW op een nieuwe 'Winst & Verlies'-rekening 'Kilometervergoeding'.

Optie 2:
U maakt de volgende memoriaalboeking (indien u onder 'Invoeren' geen knop 'Memoriaal' heeft staan kunt u deze optie aanzetten onder 'Beheer>Instellingen>Memoriaal'
Nadat u geklikt heeft op 'Invoeren>Memoriaal' voert u de volgende gegevens in:
- Rekening: Privé-opnamen en stortingen
- Relatie: leeg laten
- Datum: de datum waarop u deze wilt verrekenen
- Omschrijving: Kilometervergoeding: aantal km
- Factuurnummer: leeg laten
- Boekstuk: leeg laten
- Bedrag: het bedrag aan kilometervergoeding negatief. Bijv: bedrag is 100.00 euro, dan vult u in -100.00 euro.
- Tegenrekening: 'Kilometervergoeding' (indien deze rekening nog niet bestaat, dan kunt u deze rekening toevoegen als 'Winst & Verlies'-rekening.
 

7.9 Margeregeling
De margeregeling is in de meeste boekhoudsoftware niet opgenomen. Alleen branchespecifieke en specialistische software heeft deze optie. Hieraan hangt dan meestal ook een behoorlijk prijskaartje. In e-boekhouden.nl kan op eenvoudige wijze de marge BTW berekend worden.

8. Slot

Dit was de cursus. Wij hopen dat deze cursus een goede aanvulling is geweest en wij wensen u veel succes met uw (toekomstige) boekhouding!