7. Moeilijke boekingen

Naast de standaard boekingen die reeds uitgelegd zijn, zijn er een aantal 'speciale' gevallen. In dit hoofdstuk leggen we de meest voorkomende 'speciale' gevallen uit.

7.1 Zakelijke aankoop privé voldaan
Als u een zakelijke aankoop uit uw privé portemonnee betaalt zou dit betekenen dat u wel de factuur invoert, maar de betaling nooit tegen komt. Uw privé-uitgaven voert u immers niet in. U kunt dit nu op twee manieren oplossen. Als voorbeeld nemen we de aankoop van enveloppen (€ 10,00) welke u privé heeft betaald.

Manier 1
- U 'leent' uw bedrijf wat cash-geld
U klikt onder 'Invoeren' op 'Afschrift/bonnetje' en kiest voor 'Geld ontvangen'.
Rekening: Kas
Bedrag: 10.00 (geen BTW)
Datum: datum van het bonnetje
Omschrijving: 'Voorschot enveloppen'
Tegenrekening: 'Privé betalingen/stortingen'

- U doet alsof u de enveloppen betaald heeft vanuit de kas van uw bedrijf
U klikt onder 'Invoeren' op 'Afschrift/bonnetje' en kiest voor 'Geld uitgegeven'.
Rekening: Kas
Bedrag: 10.00 (incl BTW)
Datum: datum van het bonnetje
Omschrijving: 'Enveloppen'
Tegenrekening: 'Porti'

- U betaalt uzelf weer terug
Vervolgens maakt u de 10,00 euro weer over naar uw privé-rekening en klikt u onder 'Invoeren' op 'Afschrift/bonnetje' en kiest voor 'Geld uitgegeven'.
Rekenig: Bank
Bedrag: 10.00 (geen BTW)
Datum: datum van het bonnetje
Omschrijving: 'Aflossing voorschot enveloppen'
Tegenrekening: 'Privé'

Manier 2
U voert de factuur op de normale manier in en boekt het bedrag via het open postenoverzicht weg. Hiervoor gaat u naar 'Rapporten>Open posten' en zoekt u de betreffende open post op. Vervolgens klikt u op het pictogram naast het bedrag waarop een kline 'B' afgebeeld staat. Vervolgens verschijnt er een nieuw scherm waarmee u het bedrag kunt wegboeken. Bij tegenrekening selecteert u hier dan 'Privé- opnamen en stortingen'.

7.2 U heeft geld overgemaakt tussen twee zakelijke rekeningen of u heeft geld vanuit de kas gestort op uw bankrekening
In beide situaties werkt het invoeren op dezelfde manier. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een tussenrekening 'Kruisposten'.

Als u geld overmaakt van de een zakelijke rekening naar een zakelijke rekening, dan komt u het bedrag twee keer tegen. Eén keer op het afschrift van de eerste bankrekening, en één keer op het afschrift van de tweede bankrekening. U voert in totaal dus twee mutaties in.

Mutatie 1
U hebt 2000 euro overgemaakt naar uw zakelijke spaarrekening. U kiest voor 'Afschrift/bonnetje'.
Rekening: 'Bank Betalingen'
Bedrag: 2000,00 (geen BTW)
Datum: afschriftdatum
Omschrijving: overboeking naar spaarrekening
Tegenrekening: 'Kruisposten'

Mutatie 2
De 2000 euro zijn binnengekomen op de spaarrekening. U kiest voor 'Afschrift/bonnetje'
Rekening: 'Bank spaarrekening'
Bedrag: 2000,00 (geen BTW)
Datum: Afschriftdatum
Omschrijving: overboeking naar spaarrekening
Tegenrekening: 'Kruisposten'

Als u dit goed gedaan heeft is het saldo van de rekening 'Kruisposten' weer 0,00.

7.3 U heeft de BTW van een BTW-aangifte betaald aan de belastingdienst
U hebt bijvoorbeeld 1230,00 BTW betaald naar aanleiding van de BTW-aangifte van het 4e kwartaal 2005. U komt deze betaling nu tegen op uw afschrift. U boekt dit als volgt:

U kiest voor 'Afschrift/bonnetje'
Rekening: 'Bank'
Bedrag: 1230,00 (geen BTW)
Datum: datum van het afschrift
Omschrijving: Betaling BTW-aangifte 4e kwartaal 2005
Tegenrekening: BTW R/C

7.4 Betalingsverschil wegboeken
Het zal ongetwijfeld een keer voorkomen dat uw klant een foutje maakt bij een betaling en net 1 of 2 cent te weinig heeft overgemaakt. U vindt dat uw klant het restant niet meer hoeft betalen. Het betalingsverschil moet dan wel weg geboekt worden. Dit kunt u in e-Boekhouden.nl via het open postenoverzicht doen. In de volgende animatie kunt u zien hoe u dit kunt doen.

Animatie starten

7.5 Privé-opname
Geld dat u van uw zakelijke rekening overmaakt naar uw privé-rekening (privé-opname) boekt u als volgt:

U kiest voor 'Afschrift/bonnetje'
Rekening: Bank
Bedrag: 2000,00 (geen BTW)
Datum: Datum van het afschrift
Omschrijving: Prive-opname december 2005
Tegenrekening: 'Privé opnamen en stortingen'

7.6 BTW-factuur boeken
In een aantal gevallen kan het zijn dat u een factuur krijgt waarop alleen BTW vermeldt staat (dus geen bedrag excl BTW). Dit komt o.a. voor als u goederen via een vervoerder importeert vanuit het buitenland. U boekt een dergelijke factuur als volgt in:

Stel het BTW-bedrag is 200 euro. Teruguitgerekend is het bedrag excl-btw dat hier bij hoort  € 1052,63.

U gaat in e-Boekhouden.nl naar 'Invoeren>Facturen'
Soort boeking: Factuur ontvangen
Relatie: de relatie
Datum: de datum van de factuur
Omschrijving: naar uw inzich in te vullen

Bij het bedrag op regel 1 voert u in 1052,63 en u selecteert als BTW-code 19%. In het vakje BTW komt nu 200 euro te staan. Als tegenrekening selecteert u rekening '9999 Verrekeningen'. Indien deze niet bestaat kunt u deze zelf aanmaken.

U klikt vervolgens op 'Regel toevoegen'.
Bij het bedrag vult nu nu € -1052,63 in en u selecteert als BTW-code: 'Geen BTW'. Bij de tegenrekening selecteert u wederom de rekening '9999 Verrekeningen'.

Als u de factuur nu opslaan is er qua kosten effectief niets veranderd, maar wordt de BTW wel correct verwerkt.

7.7 Meervoudige betaling wegboeken
Als u een betaling heeft gedaan of heeft ontvangen waarbij in één betaling meerdere facturen zijn voldaan boekt u dit als volgt weg:

1. U boekt het hele bedrag op één van de facturen waar de betaling betrekking op heeft
2. U gaat naar 'Rapporten>Open posten'
3. U zet het vinkje aan voor de factuur waarop u de betaling heeft geboekt
4. U zet ook het vinkje aan voor een andere factuur waar de betaling betrekking op heeft
5. U klikt onderaan in het scherm op 'Facturen met elkaar verrekenen'
Stappen 3 t/m 5 herhaalt u indien de betaling op nog meer facturen betrekking heeft.

7.8 Kilometervergoeding
Als u uw privé-auto gebruikt voor zakelijke ritten dan mag u 19 cent per kilometer aan kosten opvoeren. U kunt dit op twee manieren doen:

Optie 1:
- U rekent periodiek (per maand of jaar bijvoorbeeld) uit hoeveel u aan kilometervergoeding gaat verrekenen.
- U maakt dat bedrag over van uw zakelijke rekening naar uw privé-rekening;
- Zodra u de afschrijving op uw zakelijke rekening tegen komt boekt u deze als 'Geld uitgegeven', zonder BTW op een nieuwe 'Winst & Verlies'-rekening 'Kilometervergoeding'.

Optie 2:
U maakt de volgende memoriaalboeking (indien u onder 'Invoeren' geen knop 'Memoriaal' heeft staan kunt u deze optie aanzetten onder 'Beheer>Instellingen>Memoriaal'
Nadat u geklikt heeft op 'Invoeren>Memoriaal' voert u de volgende gegevens in:
- Rekening: Privé-opnamen en stortingen
- Relatie: leeg laten
- Datum: de datum waarop u deze wilt verrekenen
- Omschrijving: Kilometervergoeding: aantal km
- Factuurnummer: leeg laten
- Boekstuk: leeg laten
- Bedrag: het bedrag aan kilometervergoeding negatief. Bijv: bedrag is 100.00 euro, dan vult u in -100.00 euro.
- Tegenrekening: 'Kilometervergoeding' (indien deze rekening nog niet bestaat, dan kunt u deze rekening toevoegen als 'Winst & Verlies'-rekening.
 

7.9 Margeregeling
De margeregeling is in de meeste boekhoudsoftware niet opgenomen. Alleen branchespecifieke en specialistische software heeft deze optie. Hieraan hangt dan meestal ook een behoorlijk prijskaartje. In e-boekhouden.nl kan op eenvoudige wijze de marge BTW berekend worden.