Inhoudsopgave

6. Afsluiten boekjaar

e-Boekhouden.nl maakt gebruik van doorlopende boekjaren. Dat betekent dat u niet voor ieder jaar een nieuw boekjaarDe periode waarover een financieel verslag loopt hoeft te openen. De datum die u invoert, bepaalt automatisch in welk boekjaar de mutatieVerandering in de boekhouding valt. Het is wel belangrijk ieder jaar het boekjaar af te sluiten. Hiermee zorgt u ervoor dat de beginbalansDe balans van activa en passiva aan het begin van een periode van het volgende jaar weer netjes op nul staat.

Zodra u alle facturen, bonnetjesBewijs van betaling en afschriften van een boekjaar heeft ingevuld, kunt u het jaar afsluiten. In e-Boekhouden.nl bestaat het afsluiten van een boekjaar uit de volgende stappen:

  1. Banksaldi controleren
  2. Afschrijvingen boeken
  3. Voorraadwaarde actualiseren
  4. ResultaatWinst of verlies in een bepaalde periode (winst of verlies) van het boekjaar verwerken
  5. Boekjaar blokkeren voor invoer

U kunt hieronder op ‘Volgende’ klikken om de geschreven uitleg te lezen, of u kunt de videotraining starten.


6.1. Banksaldi controleren

Voordat u een boekjaarDe periode waarover een financieel verslag loopt afsluit, moeten eerst alle cijfers kloppen. Wat u in ieder geval zou moeten doen, is controleren of het banksaldo volgens de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf per 31 december aansluit bij het saldo zoals de bank dat per die datum weergeeft. Dit doet u door de balansOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment te openen per 31 december en het saldo achter de bankrekening(en) te vergelijken met uw afschriften of het overzicht in de internetbankieromgeving van uw bank.

Indien uw banksaldo niet correct is, zoekt u eerst uit waar de oorzaak zit. Fouten kunnen bijvoorbeeld zijn; afschriftregel niet ingevoerd, afschriftregel dubbel ingevoerd, verkeerd bedrag ingevoerd of verkeerde datum ingevoerd. Zodra het saldo van alle bankrekeningen in e-Boekhouden.nl én bij uw bank hetzelfde zijn, kunt u verder met de volgende stap.

Mogelijke werkwijze

Stel, u constateert op 31-12-2018 een verschil in uw banksaldo.

1. Controleer het saldo per 01-01-2018

Ga naar 'Boekhouden' > 'Overzichten' > 'Balans' en roep deze per 01-01-2018 op.

Komt het banksaldo overeen? Dan is het verschil in het jaar 2018 ontstaan.

Als het saldo niet overeenkomt, dan controleert u het saldo op de laatste datum van het boekjaar daarvoor, tot u ontdekt wanneer het verschil ontstaat.

2. Periodes halveren

Roep de balans op per 01-07-2018. U controleert zo het saldo halverwege dit boekjaar, om na te gaan of het verschil in de eerste of tweede helft van het jaar is ontstaan.

Vervolgens deelt u de periode waarin het verschil is ontstaan, steeds in tweeën. Dit is de snelste wijze om te achterhalen op welke datum het verschil is ontstaan.

3. Het verschil corrigeren

Roep via 'Boekhouden' > 'Overzichten' > 'Grootboek' het grootboekVerzameling van alle grootboekrekeningen van de bank op, op de datum dat het verschil is ontstaan.

Vergelijk de mutatiesVerandering in de boekhouding met de afschriften op uw bankafschrift. Voeg ontbrekende afschriften toe of corrigeer de foutieve mutaties. Controleer vervolgens of het banksaldo nu overeenkomt.

Let op! Heeft u een beginsaldo ingevoerd? Controleer dan via 'Beheer' > 'Inrichting' > 'Beginbalans' of het beginsaldo van de bank juist is ingevoerd.


6.2. Afschrijvingen

Zoals in het begin van deze cursus reeds aangegeven, mag u bijvoorbeeld een aangeschafte PC niet zomaar als ‘verlies’ boeken. U moet het ‘verlies’ uitspreiden over het aantal jaren dat u het gebruikt. Zo wordt het verlies van de eenmalige aanschaf gelijk verdeeld over het aantal jaren dat u het gebruikt. Dit geldt voor alle bedrijfsmiddelenDingen die u in uw onderneming gebruikt en die niet verkocht worden die u aanschaft met een waarde van €450,00 of meer. Koopt u dus bijvoorbeeld een printer van €400,00 exclusief btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten, dan mag u dit gewoon ineens als kosten boeken. Een bedrijfsmiddelDingen die u in uw onderneming gebruikt en die niet verkocht worden waarover u moet afschrijvenHet verdelen van aanschafkosten over gebruiksjaren, heet een ‘vast activum’.

e-Boekhouden.nl beschikt over een vaste activaBezittingen van een onderneming module waarin u de gegevens van het bedrijfsmiddel invoert, waarna de software automatisch de juiste afschrijvingen op het juiste moment boekt. Deze functie vindt u onder ‘Beheer’ > ‘Inrichting’ > ‘Vaste activa’. In de volgende paragrafen leggen we uit wat er in die situatie daadwerkelijk gebeurt.


6.2.1. Afschrijfbedrag berekenen

Om te kunnen afschrijvenHet verdelen van aanschafkosten over gebruiksjaren op een bedrijfsmiddelDingen die u in uw onderneming gebruikt en die niet verkocht worden, moet u het bedrag bepalen dat u jaarlijks mag afschrijven. Daarvoor heeft u drie gegevens nodig.

1. De aanschafkosten

Deze bestaan uit:

2. De restwaarde

Dat is de waarde die het bedrijfsmiddel vermoedelijk nog zal hebben op het moment dat u het niet meer kunt gebruiken voor uw onderneming. Voor het bepalen van de restwaardeGeschatte waarde van een bedrijfsmiddel aan het einde van de levensduur kunt u overleggen met de leverancier van het bedrijfsmiddel. Deze kan meestal goed inschatten wat het bedrijfsmiddel na verloop van tijd nog waard is.

3. De vermoedelijke gebruiksduur (in hele jaren)

In principe is dat de technische levensduur van het bedrijfsmiddel, dus de periode totdat het helemaal versleten is. Maar u mag uitgaan van de economische levensduur als die korter is dan de technische levensduur. De economische levensduur van een bedrijfsmiddel is verstreken als het geen economisch nut meer heeft voor uw onderneming, ook al is het technisch nog in goede staat. U mag per jaar maximaal 20% van de aanschafwaarde afschrijven en moet dus in minimaal vijf jaar afschrijven.

Met deze drie gegevens kunt u vervolgens berekenen welk bedrag u per jaar mag afschrijven. U gebruikt hiervoor de volgende formule:

[aanschafwaarde] - [restwaarde]
-----------------------------------------------------
[aantal gebruiksjaren]

U koopt bijvoorbeeld een computer van € 1.000,00. De gebruiksduur is vijf jaar en de restwaarde is na die vijf jaar nog € 100,00. Het bedrag dat u jaarlijks mag afschrijven is dan:

€ 1.000,00 - € 100,00
                --------------------------------------- = € 180,00
5


6.2.2. Afschrijvingen boeken

e-Boekhouden.nl heeft een functie voor het bijhouden van uw bedrijfsmiddelenDingen die u in uw onderneming gebruikt en die niet verkocht worden (vaste activaBezittingen van een onderneming). U vindt deze in e-Boekhouden.nl onder ‘Beheer’ > ‘Inrichting’ > ‘Vaste activa’. Als u daar uw vaste activaDuurzame bezittingen van een bedrijf die meer dan één jaar meegaan invoert, wordt het af te schrijven bedrag automatisch uitgerekend en worden alle afschrijvingen ook automatisch ingevoerd. U kunt ervoor kiezen om de afschrijvingen één keer per jaar of iedere maand te verwerken.

Een afschrijvingHet verdelen van aanschafkosten over gebruiksjaren zelf is een memoriaalboeking, waarmee u het af te schrijven bedrag ‘verplaatst’ van de balansrekeningOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment, waar het bedrijfsmiddelDingen die u in uw onderneming gebruikt en die niet verkocht worden op geboekt is, naar een kostenrekening. De totale waarde van uw bedrijfsmiddelen wordt dus verminderd met het af te schrijven bedrag. Dat bedrag komt vervolgens onder ‘kosten’ in de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf terecht en komt dus ten laste van uw winst.

Door op de knop ‘Afschrijfschema’ te klikken, ziet u de geplande momenten dat het vaste activum wordt afgeschreven. Hieronder zie u een voorbeeld van een afschrijfschema van een computer.


6.3. Voorraadwaarde actualiseren

Indien u geen fysieke voorraad aanhoudt, kunt u deze stap overslaan.

De waarde van uw voorraadVerzameling goederen binnen een onderneming om te gebruiken of verkopen verandert bij iedere verkoopAlle dingen die een bedrijf aan derden levert tegen betaling en inkoop. Binnen e-Boekhouden.nl kunt u dit proces via de voorraadadministratie bijhouden. Deze waarde vindt u op de BalansOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment terug onder de rekening ‘Voorraad’.

Periodiek telt u uw volledige voorraad (balansen) en bepaalt u de totale waarde van uw voorraad. Per 31 december van het jaar dat u afsluit, moet de waarde van de voorraadrekening in uw boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf precies overeenkomen met de waarde van de voorraad zoals u deze op 31 december daadwerkelijk in bezitWat een bedrijf tegoed heeft, de linkerzijde van de balans had. Dit betekent dat u een memoriaalboeking maakt waarmee u het verschil verplaatst van uw rekening ‘Inkopen’ naar uw voorraadrekening. Deze voorraadrekening moet u aanmaken in het rekeningschema. U gaat hiervoor naar ‘Beheer’ > ‘Inrichting’ > ‘Grootboekrekeningen’ > ‘Toevoegen’. Hier voegt u de rekening ‘5000 Voorraad’ toe. Als categorie kiest u voor ‘Balans’.

Stel dat de voorraadrekening per 31 december een saldo heeft van €2.000,00. Nadat u de voorraad geteld heeft, blijkt de daadwerkelijke voorraad €2.500,00 waard te zijn. Het verschil van €500,00 moet nu via een memoriaalboeking verrekend worden. Indien u gebruikmaakt van de automatische voorraadadministratie in e-Boekhouden.nl, kunt u het systeem opdracht geven dit automatisch te doen. Indien u op andere wijze de voorraadadministratie bijhoudt, maakt u deze memoriaalboeking zelf. Hieronder zie u hoe de memoriaalboeking eruit ziet, uitgaande van bovenstaand voorbeeld.

 


6.4. Verwerken resultaat

Nu het jaar compleet is, kunnen we beginnen met de daadwerkelijke afsluiting. Het doel hiervan is om het resultaatWinst of verlies in een bepaalde periode van het jaar te verwerken. U geeft hiermee aan op welke wijze u de winst of het verlies wilt verrekenen. Dit kan bijvoorbeeld zijn door dit te verdelen onder een aantal vennoten, toe te kennen aan de algemene reserve, of enige andere toewijzing. De boeking die u hiervoor daadwerkelijk maakt, is afhankelijk van de rechtsvorm van uw onderneming.

 

Indien u een eenmanszaakOndernemingsvorm waarbij één persoon eigenaar is van een bedrijf heeft, kunt u het resultaat verwerken met een memoriaalboeking met als tegenrekeningRekening ten laste van een crediteur ‘Privéopnamen en -stortingen’. Bij een bvSamenwerkingsverband van aandeelhouders is dit vaak de rekening ‘Algemene reserves’, maar het kan ook de rekening ‘Eigen vermogen’ zijn. In alle gevallen is dit een rekening in de categorie ‘Balans’.

Stel dat u een eenmanszaak heeft en u heeft in een bepaald jaar €25.000,00 winst gemaakt, dan boekt u dit resultaat op de rekening ‘Privéopnamen en -stortingen’.

De mutatieVerandering in de boekhouding ziet er zoals hieronder uit en voert u in onder ‘Boekhouden’ > ‘Invoeren’ > ‘Memoriaal’. Als u de optie voor memoriaalboekingen niet ziet, dient u deze eerst aan te zetten via ‘Beheer’> ‘Inrichting’ > ‘Instellingen’ > ‘Memoriaalboekingen’.

  • Soort boeking: memoriaalDagboek voor mutaties die niet in andere dagboeken thuishoren
  • Rekening: 9998 Eindresultaat. Indien deze rekening nog niet bestaat, kunt u een nieuwe rekening aanmaken via ‘Beheer’ > ‘Inrichting’ > ‘Grootboekrekeningen’ > ‘Toevoegen’ met als categorie ‘Winst en Verlies’.
  • Datum: de laatste datum van het jaar dat u gaat afsluiten, bijvoorbeeld 31-12-2019.
  • Omschrijving: ‘Verwerking resultaat 2019’
  • Bedrag: de totale winst van dat jaar, of het deel dat u aan een bepaalde vennootMede-eigenaar van een bedrijf door het bezit van aandelen wilt toekennen. Indien u verlies geleden heeft, vult u hier een negatief bedrag in.
  • Tegenrekening: dit is afhankelijk van uw bedrijfsvorm:
  • Vervolgens klikt u op ‘Opslaan’

Als dit goed gedaan is, ziet u op de balansOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment van 31 december 2019 onderaan het saldo € 0,00 staan.

Videotraining

U kunt eventueel ook de videotraining volgen voor het afsluiten van een boekjaarDe periode waarover een financieel verslag loopt.

Met deze boeking hebben we het resultaat (winst of verlies) verrekend met de rekening ‘Privéopnamen en -stortingen. Op deze rekening staat nu het bedrag dat uw bedrijf nog tegoed heeft van u als privépersoon (bij een negatief resultaat) of het bedrag dat u nog tegoed heeft van uw bedrijf (bij een positief resultaat). U mag dit bedrag daadwerkelijk per bank overmaken, maar noodzakelijk is dit niet.


6.5. Boekjaar blokkeren

Het is nu van belang dat er geen boekingen of wijzigingen meer gemaakt worden in het boekjaarDe periode waarover een financieel verslag loopt dat u heeft afgesloten. Daarom is het verstandig deze te blokkeren voor invoer. Dit kunt u in e-Boekhouden.nl doen onder ‘Beheer’ > ‘Geavanceerd’ > ‘Afgesloten periodes’. Het is daarna niet meer mogelijk om nieuwe mutatiesVerandering in de boekhouding in te voeren in deze periode of hier wijzigingen in aan te brengen. Mocht het toch noodzakelijk zijn om wijzigingen aan te brengen, dan kunt u de afgesloten periode altijd heropenen.

In e-Boekhouden.nl is bij overgang van een boekjaar de beginbalansDe balans van activa en passiva aan het begin van een periode van het nieuwe boekjaar automatisch gelijk aan de eindbalans (de balansOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment per 31 december) van het vorige jaar. De beginbalans is dus altijd automatisch bijgewerkt en hoeft u niet ieder jaar zelf in te voeren. Omdat e-Boekhouden.nl met doorlopende boekjarenDe periode waarover een financieel verslag loopt werkt, kunt u zodra het nieuwe boekjaar gestart is direct ook in dat nieuwe boekjaar gaan boeken. Ook als u het vorige jaar nog niet heeft afgesloten.