Inhoudsopgave

5. De btw-aangifte

Uw administratieHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf geeft inzicht in de financiële situatie van uw bedrijf of instelling, maar laat ook zien hoeveel btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten u moet betalen aan de Belastingdienst of hoeveel btw u terugkrijgt.

De btw-aangifteVerklaring van betaalde en ontvangen btw voor de Belastingdienst wordt opgemaakt aan de hand van de gegevens in uw boekhouding. Dat zijn alle facturen, bonnetjesBewijs van betaling en afschriftregels die u in een bepaalde periode ingevoerd heeft. Voert u bijvoorbeeld een verstuurde factuur in van €100,00 exclusief btw, met 21% btw, dan vindt u dit bedrag op de btw-aangifte terug onder ‘1a. Leveringen/diensten belast met 21%’. Voert u een ontvangen factuur in, dan vindt u de btw hiervan terug op de btw-aangifte onder ‘5b.Voorbelasting.

Merk hierbij op dat u bij het invoeren van factuurbetalingen in e-Boekhouden.nl geen btw-code kiest en dat deze betalingen ook geen invloed hebben op de btw-aangifte. De btw is immers reeds bij het invoeren van de factuur in de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf geplaatst.

e-Boekhouden.nl berekent voor u de btw-aangifte. Deze kunt u direct vanuit e-Boekhouden.nl eenvoudig naar de Belastingdienst versturen en vervolgens verwerken in uw boekhouding. Dit doet u in 3 stappen:

  1. Het versturen van de btw-aangifte
  2. Het verwerken van de aangifte in de boekhouding
  3. De betaling van de aangifte

5.1. Btw-aangifte versturen

e-Boekhouden.nl berekent voor u de btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten-aangifte. Deze kunt u direct vanuit e-Boekhouden.nl eenvoudig naar de Belastingdienst versturen.

Let op! Ook wanneer u in een bepaalde aangifteperiode geen omzetTotale waarde van de verkopen van een bedrijf heeft gedraaid, verwacht de Belastingdienst van u een aangifte.

Werkwijze

1. Het OB-nummer invoeren

Zorg dat uw OB-nummer in e-Boekhouden.nl bekend is. Aan de hand hiervan berekent e-Boekhouden.nl het juiste kenmerk voor de Belastingdienst. Heeft u uw OB-nummer nog niet ingevuld, ga dan naar ‘Beheer > Uw account > Uw gegevens’ en klik op ‘Wijzig’. Onderaan kunt u uw OB-nummer invullen.

2. De aangifte verzenden

Voor het versturen van de aangifte gaat u als volgt te werk:

  1. Ga naar Boekhouden > Aangiftes > Btw-aangifteVerklaring van betaalde en ontvangen btw voor de Belastingdienst.
  2. Selecteer de juiste periode.

Het aangifte-voorstel van e-Boekhouden.nl wordt getoond in twee tot vier kolommen. Indien nodig kunt u handmatige aanpassingen doen in bijvoorbeeld rubriek 1d (privé gebruik) en rubriek 5d (de Kleine Ondernemers Regeling). Meer informatie over de vier kolommen en het doen van handmatige aanpassingen vindt u hier.

  1. Klik op de knop ‘Aangifte nu elektronisch versturen’. Er verschijnt een pop-up scherm met het aangifteformulier. Onderaan het scherm kunt u de aangifte definitief versturen.

3. Het retourbericht afwachten

Let op! Na het verzenden van de aangifte, stuurt de Belastingdienst binnen 72 uur een retourbericht om te bevestigen dat de aangifte is ontvangen. Dit bericht wordt verstuurd naar het e-mail adres dat bekend is onder ‘Beheer > Uw account > Uw gegevens’. U kunt de status van uw verstuurde aangifte ook zien in e-Boekhouden.nl via ‘Boekhouden > Aangiftes > Verstuurde aangiftes’.


5.2. Btw-aangifte verwerken in de boekhouding

Na het versturen van uw aangifte, kunt u de aangifte in de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf verwerken. Dit doet u als volgt:

  1. Ga naar ‘Boekhouden > Aangiftes > BtwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten-aangifte’ en selecteer de juiste periode
  2. Klik op ‘Btw-aangifteVerklaring van betaalde en ontvangen btw voor de Belastingdienst verwerken in de boekhouding’ om de gegevens uit de kolom ‘Verzonden aangifte’ te verwerken. Ook de handmatige aanpassingen worden hierin meegenomen.

e-Boekhouden.nl maakt op de achtergrond een aantal memoriaalboekingen aan:

  • Af te dragen btw: Er zijn diverse grootboekenVerzameling van alle grootboekrekeningen waar de af te dragen btw op geboekt staat. Dit bedrag wordt verplaatst naar het grootboekVerzameling van alle grootboekrekeningen ‘BTW R/C’.
  • Voorbelasting: Het bedrag op het grootboek ‘Voorbelasting’ wordt verplaatst naar het grootboek ‘BTW R/C’.
  • Rubriek 1d ‘Privé gebruik’: Als deze rubriek is ingevuld, zoekt e-Boekhouden.nl een grootboek met de term ‘BTW privégebruik’. Als deze niet bestaat, wordt automatisch aangemaakt. Het ingevoerde bedrag bij 1d wordt van deze rekening naar ‘BTW R/C’ geboekt.
  • Rubriek 5d ‘KOR’: Als deze rubriek is ingevuld, zoekt e-Boekhouden.nl een grootboek met de term ‘BTW kleine ondernemersregeling’. Als deze niet bestaat, wordt deze automatisch aangemaakt. Het ingevoerde bedrag bij 5d wordt van deze rekening naar ‘BTW/RC’ geboekt.

Let op! Het is belangrijk dat u eerst de aangifte verstuurt en daarna pas in de boekhouding verwerkt. Anders worden handmatige wijzigingen niet in de boekhouding meegenomen.

Als resultaatWinst of verlies in een bepaalde periode van bovengenoemde stappen staat op het grootboek ‘BTW/RC’ nu het bedrag dat u aan de Belastingdienst moet betalen of wat u terugkrijgt.


5.3. Btw betalen of ontvangen

Als u naar aanleiding van een btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten-aangifte een bedrag terugkrijgt, stort de Belastingdienst dit automatisch op uw rekening. Indien u een bedrag moet betalen, bent u zelf verantwoordelijk voor het tijdig betalen van de btw op de juiste rekening onder vermelding van het juiste betalingskenmerk. In januari ontvangt u een overzicht van de Belastingdienst met alle aangiftevakken, uiterste inlever- en betaaldata en de bijbehorende betalingskenmerken. e-Boekhouden.nl geeft bij uw aangifte ook altijd nog het correcte betalingskenmerk (wat voor iedere aangifte anders is) weer, voor het geval u het bericht van de Belastingdienst niet meer heeft. Deze vindt u onder ‘Boekhouden > Aangiftes > Verstuurde aangiftes’ als u op het gele potloodje klikt.

Uiteindelijk komt u de betaling tegen op uw afschrift. U boekt deze afschriftregel in als ‘Geld ontvangen’ of ‘Geld uitgegeven’ (afhankelijk van of u moest betalen of geld terugkreeg) en kiest voor tegenrekeningRekening ten laste van een crediteur ‘1650 BTW R/C’. Het resultaatWinst of verlies in een bepaalde periode hiervan is dat het saldo van de rekening ‘1650 BTW R/C’ weer €0,00 wordt.


5.4. Buitenland

Indien u zaken doet met het buitenland ontstaat er ten aanzien van de btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten een andere situatie. Afhankelijk van of de ‘andere partij’ een particulier of bedrijf is en deze binnen of buiten de EU gevestigd is, gelden er diverse andere regels. Als u zelf levert aan bedrijven in het buitenland binnen de EU moet u ICP-opgaveOpgaaf van leveringen/diensten voor lidstaten van de EU doen (intracommunautaire prestaties). Later meer hierover.

Binnen e-Boekhouden.nl bestaan diverse opties met betrekking tot leveringen van en aan het buitenland. U kunt deze aan- of uitzetten onder ‘Beheer > Inrichting > Instellingen > BTW-codes’. Wanneer u deze instelling heeft aangezet, kunt u uit aanvullende btw-codes kiezen bij het invoeren van facturen en vindt u onder ‘Boekhouden > Aangiftes’ een nieuwe knop ‘ICP-opgave’.


5.4.1. Aankopen binnen de EU

Wanneer u iets buiten Nederland, maar binnen de EU koopt, vraag uw leverancierDegenen waaraan een onderneming geld verschuldigd is om uw btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten-nummer. U krijgt dan een factuur zonder btw. Het invoeren van deze factuur gaat vervolgens op dezelfde wijze als het invoeren van een factuur uit Nederland. Het enige verschil is de keuze van de btw-code. Bij deze factuur kiest u voor de btw-code ‘Leveringen/diensten van binnen EU 0%’. De boekhoudsoftwareEen programma waarmee u de boekhouding automatiseert zorgt er vervolgens automatisch voor dat deze kosten op de juiste rubriek op de btw-aangifteVerklaring van betaalde en ontvangen btw voor de Belastingdienst verschijnen.

Buitenlandse btw

Het kan voorkomen dat u in het buitenland kosten maakt, waarbij u wel buitenlandse btw betaalt. Bijvoorbeeld wanneer u in het buitenland tankt. De buitenlandse btw kunt u nu niet verrekenen via uw Nederlandse btw-aangifte. Wel kunt u via de Nederlandse Belastingdienst een verzoek doen om de buitenlandse btw toch terug te krijgen. Dit doet u via de website van de Belastingdienst. Het is hierbij van belang om de buitenlandse btw per land te specificeren. U doet dit als volgt. Stel, u heeft in Duitsland getankt voor €119,00. Dit is €100,00 exclusief btw en €19,00 Duitse btw.

U maakt onder ‘Beheer’ > ‘Inrichting’ > ‘Grootboekrekeningen’ een nieuwe balansrekeningOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment aan: ‘1660 BTW Duitsland’.

Vervolgens voert u de betaling in onder ‘Invoeren’ > ‘Afschrift/bonnetjes’ en kiest u voor ‘Geld uitgegeven’. Op de eerste regel onderaan voert u het bedrag exclusief btw in (€100,00), u kiest hierbij voor de btw-code ‘Geen BTW’ en selecteert bijvoorbeeld de tegenrekeningRekening ten laste van een crediteur ‘Autokosten’. U klikt vervolgens op ‘Regel toevoegen’ en voert op de tweede regel het btw-bedrag in (€19,00), wederom met btw-code ‘Geen BTW’ en als tegenrekening ‘1660 BTW Duitsland’.

Op deze manier komen de kosten exclusief btw op reguliere wijze in de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf terecht, en komt op de balansOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment te staan dat u nog €19,00 Duitse btw tegoed heeft. Zodra u de Duitse btw teruggekregen heeft op uw bankrekening, voert u dit in als ‘Geld ontvangen’. U voert het ontvangen btw-bedrag in, btw-code ‘Geen BTW’ en tegenrekening ‘1660 BTW Duitsland’. Het saldo van de rekening ‘1660 BTW Duitsland’ wordt vervolgens weer €0,00.


5.4.2. Verkoop binnen de EU

Indien u goederen of diensten levert aan een bedrijf buiten Nederland, binnen de EU, noemen we dit een ‘intracommunautaire prestatie’ (ICP). U bent in dit geval altijd verplicht om vóór levering het btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten-nummer van uw buitenlandse klant te controleren. Dit kan bijvoorbeeld op www.btw-nummer-controle.nl.

U mag in deze situatie aan uw klant leveren zonder hierover Nederlandse btw in rekening te brengen. Bij het invoeren van de factuur in e-Boekhouden.nl kiest u in deze situatie als btw-code ‘Goederen naar binnen de EU 0%’. De btw komt hiermee automatisch in de juiste rubriek op de btw-aangifteVerklaring van betaalde en ontvangen btw voor de Belastingdienst te staan (rubriek 3b) en de ICP-opgaveOpgaaf van leveringen/diensten voor lidstaten van de EU wordt automatisch voor u klaargezet.

Let op: de Belastingdienst stuurt u geen herinnering of uitnodiging om ICP-opgave te doen. U moet zelf in de gaten houden of u wel of geen ICP-opgave moet doen. Indien er op de btw-aangifte in rubriek ‘3b. Leveringen/diensten naar landen binnen de EU’ een bedrag is ingevuld wat niet gelijk is aan €0,00, moet u ICP-opgave doen. Met de ICP-opgave levert u een lijst aan bij de Belastingdienst van uw omzetTotale waarde van de verkopen van een bedrijf exclusief btw aan klantenDegenen waarvan een onderneming geld tegoed heeft in het buitenland binnen de EU. Klinkt allemaal ingewikkeld, maar in de praktijk betekent dit eenvoudigweg dat u, naast de btw-aangifte, ook onder de knop ‘ICP-opgave’ op ‘Versturen’ klikt. Het boekhoudpakketEen programma waarmee u de boekhouding automatiseert regelt dit vervolgens automatisch.

 


5.4.3. Aankoop buiten de EU

Indien u een factuur krijgt van een bedrijf buiten de EU, dan mogen zij in de regel zonder btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten leveren. Of dit nu wel of niet gebeurt, is voor de verwerking van de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf niet van belang. In deze situatie voert u de factuur op reguliere wijze in, maar voert u als bedrag het uiteindelijke betaalde bedrag in, ongeacht of hier wel of geen btw bij zit. U kiest vervolgens als btw-code voor ‘Leveringen/diensten van buiten de EU 0%’. U voert vervolgens geen btw-bedrag in. Het boekhoudsysteem zorgt er automatisch voor dat dit in de juiste rubriek op de btw-aangifteVerklaring van betaalde en ontvangen btw voor de Belastingdienst terechtkomt.

Bij de btw-aangifte vindt u deze bedragen terug onder rubriek 4a Leveringen/Diensten van binnen de EU 0% of onder rubriek 4b Leveringen/Diensten van buiten de EU 0%. Bij rubriek 5b Voorbelasting worden deze bedragen vervolgens automatisch in mindering gebracht. Zo is het saldo onderaan de streep € 0.


5.4.4. Verkoop buiten de EU

Indien u een factuur stuurt voor een levering naar een land buiten de EU, mag u ook zonder btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten leveren. U hoeft hierbij niet, zoals bij leveringen binnen de EU, het btw-nummer van uw klant te controleren. Leveren zonder btw mag in dit geval altijd.

De invoer van de factuur in de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf gaat wederom op dezelfde wijze, waarbij u als btw-code kiest voor ‘Leveringen naar buiten de EU 0%’. e-Boekhouden.nl zorgt er dan voor dat de omzetTotale waarde van de verkopen van een bedrijf op de juiste plek in de btw-aangifteVerklaring van betaalde en ontvangen btw voor de Belastingdienst verschijnt.