Inhoudsopgave

4. Uw eerste boekingen

Het woord ‘boeken’ betekent niet meer dan het invoeren van een boekstuk. In de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf voert u de volgende boekstukkenEen bewijsstuk voor een financiële handeling in:

Het verschil tussen een bonnetjeBewijs van betaling en een factuur is klein. Een factuur betaalt u doorgaans achteraf en een bonnetje betaalt u direct bij aankoop. Om de eenvoud te bewaren gaan we ervan uit dat alles wat direct betaald wordt een bonBewijs van betaling is en dat alles wat achteraf betaald wordt een factuur is.

U zult in de praktijk een vast moment kiezen waarop u gaat boekhoudenHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf; wekelijks, maandelijks of per kwartaal. U werkt uw boekhouding bij door alle boekstukken die nog niet ingevoerd zijn, in te voeren. De meest logische volgorde om dit te doen is als volgt:

  1. Facturen (ontvangen en verstuurd)
  2. Bankafschriften
  3. Bonnetjes

Het is immers pas mogelijk om een betaling voor een factuur in te voeren als de factuur reeds is ingevoerd in de boekhouding.


4.1. Ontvangen en verstuurde facturen

Het invoeren van een factuur gaat als volgt:

  1. U gaat in e-Boekhouden.nl naar ‘Boekhouden’ > ‘Invoeren’ > ‘Facturen’.
  2. Bij ‘Soort boeking’ selecteert u ‘Factuur ontvangen’ of ‘Factuur verstuurd’.
  3. Vervolgens selecteert u de klant of leverancierDegenen waaraan een onderneming geld verschuldigd is waar de factuur van afkomstig is of de relatie aan wie u de factuur heeft verzonden. Als de relatie nog niet bestaat, kunt u deze direct toevoegen door achter het selectievakje te klikken op het oranje plusteken.
  4. Hierna voert u de factuurdatum, omschrijving, factuurnummer en betalingstermijn in. De omschrijving is een voor u herkenbare omschrijving. Zorg ervoor dat de omschrijving voor u duidelijk maakt waar de factuur over gaat.
  5. Het vakje ‘Boekstuk’ is een optioneel invoerveld. Ons advies is om dit niet te gebruiken. Het is bedoeld om een afwijkende nummering van bijvoorbeeld kasbonnetjes of afschriften bij te houden.
  6. U kiest vervolgens of de in te voeren bedragen exclusief of inclusief btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten zijn. Doorgaans worden de bedragen op de factuur exclusief btw weergegeven.
  7. Onderaan op de eerste regel voert u het bedrag in en hierbij selecteert u het btw-percentage. De btw wordt vervolgens automatisch berekend.
  8. U selecteert de tegenrekening. Hiermee geeft u aan op welke grootboekrekeningVerzameling van uitgaven en inkomsten de kosten of omzetTotale waarde van de verkopen van een bedrijf geboekt moeten worden. Gaat het bijvoorbeeld om printpapier, dan selecteert u hier de tegenrekeningRekening ten laste van een crediteur ‘4700 Kantoorbenodigdheden’.

Tot slot klikt u op ‘Opslaan’. e-Boekhouden.nl genereert automatisch een mutatienummer. U kunt het mutatienummer op uw factuur schrijven en de factuur opbergen in uw eigen administratieHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf zodat u altijd eenvoudig een factuur kunt terugvinden in uw boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf.

Indien u een factuur invoert waarop producten en/of diensten staan met verschillende btw-percentages (bijvoorbeeld een factuur waarop boeken (9%) en printpapier (21%) staan) voert u deze als twee aparte regels in.

Op regel 1 voert u alleen het bedrag exclusief btw in wat betrekking heeft op één btw-percentage. U klikt vervolgens op ‘Regel toevoegen’ om een tweede regel te gebruiken voor het andere btw-percentageHet percentage btw dat voor een product of dienst betaald moet worden.

Ook als u kosten of omzet wilt uitsplitsen op meerdere tegenrekeningenRekening ten laste van een crediteur, kunt u gebruikmaken van meerdere regels.

Oefenopgave 1 Ontvangen en verstuurde facturen

Heeft u bovenstaande uitleg begrepen? Test uw kennis met een oefenopgave. Na afloop vindt u hier ook het antwoord. Succes!

Vraag

In deze oefenopgave gaat u facturen invoeren in e-Boekhouden.nl. U voert twee facturen in.

  1. U heeft op 1 januari 2019 een factuur ontvangen van Bol.com. U heeft daar pennen (€ 5,00), notitieblokken (€ 10,00) en een boek over ondernemen (€ 50,00) besteld. De prijzen zijn inclusief btw. Op de factuur staat dat voor de pennen en notitieblokken een btw-tarief geldt van 21%, terwijl voor het boek een tarief van 9% geldt. Het factuurnummer is 12345 en de factuur moet binnen 14 dagen betaald zijn.
  2. U heeft op 2 januari 2019 een factuur verstuurd naar uw klant Jansen B.V. voor de verkoop van Product X ter waarde van € 1500,00 (exclusief btw). Het factuurnummer is 2019001 en u wilt dat de factuur binnen 30 dagen betaald wordt.

Voer bovenstaande facturen in e-Boekhouden.nl in. U vindt de uitleg onder de knop 'Antwoord weergeven'.

Succes!

Antwoord

Voor het invoeren van ontvangen en verstuurde facturen gaat u in e-Boekhouden.nl naar Boekhouden > Invoeren > Facturen.

  1. U kiest bij Soort boeking voor 'Factuur ontvangen'. De relatie van wie u de factuur heeft gekregen is Bol.com. Deze relatie staat nog niet in het systeem en dus klikt u op het plusje rechts naast het invoerveld om deze toe te voegen.

Vul een code en naam in en klik op 'Opslaan'.

Vul nu de datum, een herkenbare omschrijving, het factuurnummer en de betalingstermijn in.
De bedragen op de factuur zijn inclusief btw, dus selecteert u de optie 'Incl BTW'.

Vul het bedrag in voor het eerste product (de pennen), kies het juiste btw-percentage (21%) en de tegenrekening (4700 Kantoorbenodigdheden).

Om meerdere regels toe te voegen, klikt u onder het invoerveld op 'Regel toevoegen'. Voer ook de notitieblokken en het boek in. Let op! Boeken vallen onder het 9%-tarief. Zo staat het ook op de factuur. Klik op 'Opslaan'.

  1. U kiest nu voor de optie 'Factuur verstuurd'. Ook deze relatie staat nog niet in het systeem. Klik op het plusje en voeg Jansen B.V. toe. Voer Datum, Omschrijving, Factuurnummer en Betalingstermijn in. Vergeet niet de optie 'Excl BTW' te selecteren en voer vervolgens het bedrag in. Kies het juiste btw-percentage (21%) en kies de omzetrekening '8000 Omzet Algemeen' (heeft u deze grootboekrekening niet? Bekijk dan Opdracht 1). Klik op 'Opslaan'.


4.2. Een bon invoeren

Het invoeren van een bonnetjeBewijs van betaling gaat op bijna dezelfde manier als het invoeren van een factuur:

  1. U gaat in e-Boekhouden.nl naar ‘Boekhouden’ > ‘Invoeren’ > ‘Afschrift/bonnetjes’.
  2. Bij ‘Soort boeking’ selecteert u ‘Geld ontvangen’ of ‘Geld uitgegeven’.
  3. Vervolgens voert u de datum en omschrijving in. De omschrijving is een voor u herkenbare beschrijving die duidelijk maakt waar het bonnetje over gaat.
  4. Het vakje ‘Boekstuk’ is een optioneel invoerveld. Ons advies is om dit niet te gebruiken.
  5. U kiest vervolgens of de bedragen die u invoert exclusief of inclusief btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten zijn. Doorgaans zijn de bedragen op een bonnetje inclusief btw.
  6. Onderaan op de eerste regel voert u het bedrag in en hierbij selecteert u de juiste ‘BTW-code’. De btw wordt vervolgens automatisch berekend.
  7. Als laatste selecteert u de tegenrekening. Hiermee geeft u aan op welke grootboekrekeningVerzameling van uitgaven en inkomsten de kosten geboekt moeten worden. Gaat het bijvoorbeeld om boeken, dan selecteert u hier de tegenrekeningRekening ten laste van een crediteur ‘4869 Vakliteratuur’.

Tot slot klikt u op ‘Opslaan’.

Oefenopgave 1 Een bon invoeren

Heeft u bovenstaande uitleg begrepen? Test uw kennis met een oefenopgave. Na afloop vindt u hier ook het antwoord. Succes!

Vraag

In deze oefenopdracht gaat u een bon invoeren in e-Boekhouden.nl.

U heeft op 5 januari 2019 een bezoek gebracht aan een boekhandel bij u in de buurt. U heeft daar een boek gekocht dat u nodig heeft voor uw onderneming en een nieuwe muismat voor uw computer. Het boek kostte € 35,00 en de muismat € 10,00 (beiden inclusief btw). U heeft het bedrag gepind.

Voer bovenstaande bon in e-Boekhouden.nl in. U vindt de uitleg onder de knop 'Antwoord weergeven'.

Succes!

Antwoord

Voor het invoeren van bonnetjes gaat u in e-Boekhouden.nl naar Boekhouden > Invoeren > Afschrift/bonnetjes.

U kiest bij Soort boeking voor 'Geld uitgegeven'. U heeft het bedrag immers direct voldaan en er is dus geen sprake van een factuur, maar een bonnetje. Bij Rekening kiest u voor een bankrekening, omdat u het bedrag heeft gepind. Geef de boeking een herkenbare omschrijving. Selecteer vervolgens de optie 'Incl BTW' en voer de aankopen in. U voert het boek en de muismat apart in, omdat het boek een ander btw-percentage heeft dan de muismat. Om een regel toe te voegen, klikt u op 'Regel toevoegen'. Selecteer de gewenste tegenrekeningen en klik op 'Opslaan'.

 


4.3. Bankafschrift invoeren

Nadat u alle facturen heeft ingevoerd kunt u het bankafschriftOverzicht van de bij- en afschrijvingen van een rekening invoeren. In e-Boekhouden.nl kunnen de bankafschriftenOverzicht van de bij- en afschrijvingen van een rekening op drie manieren in de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf komen:

  • U voert de bankafschriften handmatig in.
  • U importeert de digitale bankafschriften die u bij de bank exporteert (mogelijk bij alle Nederlandse banken).
  • U maakt gebruik van de automatische koppeling waarmee de afschriften automatisch in de boekhouding terecht komen (beschikbaar bij de ABN-AMRO, Rabobank, Knab en ING Bank).

Hoe de afschriften ook in de boekhouding terecht komen, de verwerking is identiek. Zowel bij het importeren van bankafschriften als bij de automatische koppeling, zal het boekhoudsysteem zoveel mogelijk factuurbetalingen automatisch in de boekhouding verwerken.

Op basis van factuurnummer en bedrag worden betalingen automatisch met openstaande facturen gematcht. Daarnaast kunt u in e-Boekhouden.nl automatische importregels aanmaken om, op basis van bepaalde kenmerken, nog meer afschriftregels automatisch in de boekhouding te verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de maandelijkse huur of bankkosten.

Alle overige afschriftregels kunt u handmatig wegboeken. Als u uw bankafschriften handmatig invoert, gaat de volgende werkwijze ook op.

Bij het handmatig invoeren/verwerken van een afschriftregel kunt u kiezen tussen vier soorten boekingen:

  • ‘Factuurbetaling ontvangen’: een klant heeft een factuur betaald.
  • ‘Factuurbetaling verstuurd’: u heeft een factuur betaald.
  • ‘Geld ontvangen’: een bijschrijving of storting, zonder dat u een factuur heeft verstuurd.
  • ‘Geld uitgegeven’: een afschrijving doordat u geld heeft uitgegeven zonder dat u hiervoor een factuur heeft ontvangen (bijvoorbeeld bankkosten).

Voor het handmatig invoeren van een afschriftregel gaat u naar ‘Boekhouden’ > ‘Invoeren’ > ‘Afschrift/bonnetjes’.


4.3.1. Factuurbetaling ontvangen

Een ontvangen factuurbetaling is één van de eenvoudigste boekingen. U heeft in deze situatie een betaling ontvangen voor een factuur die u eerder naar een klant heeft verzonden. Bij het invoeren gaat u als volgt te werk:

  1. Bij ‘Soort boeking’ selecteert u ‘Factuurbetaling ontvangen’.
  2. Bij ‘Rekening’ selecteert u de bankrekening (of kas) waarop de betaling is ontvangen.
  3. Achter ‘Open post’ klikt u op het verrekijkertje om direct de open postEen financieel feit in de boekhouding te selecteren waar de betaling betrekking op heeft.
  4. Bij ‘Datum’ voert u de datum in waarop de betaling is bijgeschreven.
  5. Indien gewenst kunt u een omschrijving invullen.

Tot slot klikt u op ‘Opslaan’.

 

Uw banksaldo (of kas) neemt in dit geval toe met het factuurbedrag, de factuur is nu volgens de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf betaalt en het debiteurensaldo op de balansOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment neemt af met het factuurbedrag. Het debiteurensaldo op de balans geeft namelijk het totale bedrag aan van de op dat moment openstaande facturen die nog door uw klantenDegenen waarvan een onderneming geld tegoed heeft voldaan moeten worden.

Oefenopgave 1 Factuurbetaling ontvangen

Heeft u bovenstaande uitleg begrepen? Test uw kennis met een oefenopgave. Na afloop vindt u hier ook het antwoord. Succes!

Vraag

In deze oefenopgave gaat u een inkomende factuurbetaling verwerken in e-Boekhouden.nl.

In Oefenopgave 2 heeft u een factuur ingevoerd voor Jansen B.V. ter waarde van € 1500,00 (exclusief btw) met factuurnummer 2019001. U heeft die factuur op 2 januari 2019 verstuurd en op 15 januari heeft u de betaling ontvangen.

Voer de ontvangen factuurbetaling in e-Boekhouden.nl in. Na afloop vindt u de uitleg onder de knop 'Antwoord weergeven'.

Succes!

Antwoord

Voor het invoeren van ontvangen factuurbetalingen gaat u in e-Boekhouden.nl naar Boekhouden > Invoeren > Afschrift/bonnetjes.

U kiest bij Soort boeking voor 'Factuurbetaling ontvangen'. Jansen B.V. heeft het bedrag overgemaakt op uw bankrekening en dus kiest u bij Rekening voor 'Bank'. Om een open post te selecteren, klikt u rechts op het verrekijkertje.

In het scherm dat opent, selecteert u de juiste open post en klikt u op 'Selecteren'.

 

De gegevens van de factuur verschijnen automatisch in het scherm. Vul de datum van betaling in en klik op 'Opslaan'.

 


4.3.2. Factuurbetaling verstuurd

Het invoeren van een factuurbetaling die u gedaan heeft ten behoeve van een leverancierDegenen waaraan een onderneming geld verschuldigd is, werkt precies hetzelfde als het invoeren van een ontvangen factuurbetaling. Het enige verschil is dat het banksaldo afneemt (het is immers een afschrijvingHet verdelen van aanschafkosten over gebruiksjaren) en dat in plaats van het debiteurensaldo het crediteurensaldo op de balansOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment afneemt.

Oefenopgave 1 Factuurbetaling verstuurd

Heeft u bovenstaande uitleg begrepen? Test uw kennis met een oefenopgave. Na afloop vindt u hier ook het antwoord. Succes!

Vraag

In deze oefenopgave gaat u een uitgaande factuurbetaling verwerken in e-Boekhouden.nl.

In Oefenopgave 2 heeft u een factuur ingevoerd van Bol.com voor pennen (€ 5,00 incl btw), notitieblokken (€ 10,00 incl btw) en een boek (€ 50,00 incl btw). U heeft die factuur met factuurnummer 12345 ontvangen op 1 januari 2019 en op 10 januari heeft u betaald.

Voer nu de verstuurde factuurbetaling in e-Boekhouden.nl in. Uitleg vindt u onder de knop 'Antwoord weergeven'.

Succes!

Antwoord

Voor het invoeren van factuurbetalingen gaat u in e-Boekhouden.nl naar Boekhouden > Invoeren > Afschrift/bonnetjes.

U kies bij Soort boeking voor 'Factuurbetaling verstuurd'. U heeft het bedrag naar Bol.com overgemaakt vanaf uw bankrekening en dus kiest u bij Rekening voor 'Bank'. Om een open post te selecteren klikt u rechts op het verrekijkertje.

In het scherm dat opent, selecteert u de juiste open post en klikt u op 'Selecteren'.

De gegevens van de factuur verschijnen automatisch in het scherm. Vul de datum van betaling in en klik op 'Opslaan'.


4.3.3. Bijschrijvingen en afschrijvingen

Buiten factuurbetalingen kan er nog van alles op uw afschrift staan aan afschrijvingen en bijschrijvingen. Bij een afschrijvingHet verdelen van aanschafkosten over gebruiksjaren heeft u geld uitgegeven zonder dat u hiervoor een factuur heeft ontvangen. Een voorbeeld hiervan zijn uw maandelijkse bankkosten. Een bijschrijving kan bijvoorbeeld een bedrag zijn dat u vanaf uw privérekening op uw zakelijke rekening heeft gestort. Hieronder bespreken we een veelvoorkomende situatie.

Stel, u heeft benzine getankt en direct per pin betaalt. U heeft een kassabonBewijs van betaling gekregen. Het lijkt logisch om de kassabon als bonBewijs van betaling in te voeren in de boekhouding. De vraag is echter wat u dan doet wanneer u de betaling tegenkomt op uw bankafschrift. Omdat er geen factuur in de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf staat, kunt u deze mutatieVerandering in de boekhouding niet als ‘Factuurbetaling verstuurd’ invoeren.

De enige optie is om de betaling dan op dezelfde wijze in te voeren als het bonnetjeBewijs van betaling, maar dan komen de kosten en de btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten dubbel in de boekhouding te staan. U kunt dit op twee manieren voorkomen:

  • U beschouwt het bonnetje als een factuur en voert het als factuur in. Zodra u de pinbetaling op het afschrift tegenkomt, beschouwt u dit als een factuurbetaling en koppelt u de betaling aan de openstaande postEen financieel feit in de boekhouding.
  • U voer het bonnetje nog niet in, maar wacht tot u de betaling tegenkomt op het afschrift. Zodra u de betaling tegenkomt op uw afschrift voert u het afschrift tegelijk met het bonnetje in. Voorbeeld: u heeft voor €56,14 getankt en dit per pin betaald. U heeft het bonnetje netjes bewaard en komt nu de pinbetaling tegen op het afschrift. In onderstaande afbeelding ziet u hoe u deze betaling verwerkt in de boekhouding.

Indien u gebruikmaakt van de automatische bankkoppeling of afschriften importeert, ziet u een overzicht van uw niet verwerkte afschriftregels bij 'Boekhouden' > 'Invoeren' > 'Importeren'.

Zodra u op het gele icoontje voor aan de regel klikt, krijgt u het invoerschema te zien en verwerkt u de afschriftregel op dezelfde manier als bij de handmatige invoer.

In de afbeelding hieronder ziet u hoe een afschrijving eruit ziet, indien u deze splitst op basis van verschillende btw-percentages én verschillende tegenrekeningenRekening ten laste van een crediteur.


4.4. Debiteuren- en crediteurenadministratie

Als u gedurende het invoeren van facturen, bonnetjesBewijs van betaling en afschriften op het overzicht ‘Balans’ of ‘Verlies & Winst’ kijkt, ziet u continu bij diverse postenEen financieel feit in de boekhouding bedragen veranderen. Op basis van uw invoer, regelt het systeem dit geheel automatisch (en foutloos). Toch is het voor u wel zo handig om te begrijpen wat er gebeurt. Dat leggen we uit aan de hand van een voorbeeld, waarbij we de verschillende onderdelen van uw invoer uitsplitsen en nader toelichten.


4.4.1. Debiteuren

Stel, u heeft een factuur verstuurd van €100,00 exclusief btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten met een btw-percentageHet percentage btw dat voor een product of dienst betaald moet worden van 21%. Dat levert de volgende bedragen op:

Deze bedragen worden automatisch als volgt in de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf verwerkt:

  • Rekening '8000 Omzet' (of een andere omzetrekening): € 100,00
  • Rekening '1631 Af te dragen btw hoog': € 21,00
  • Rekening '1300 Debiteuren': € 121,00

Dit betekent dat uw omzet met €100,00 gestegen is. Het totaal af te dragen btw-bedrag is met €21,00 gestegen. Dit is het bedrag dat u moet afdragen aan de Belastingdienst. Hier komen we later op terug. Het totale debiteurensaldo is met €121,00 gestegen. Het debiteurensaldo is het totale bedrag dat u van uw klantenDegenen waarvan een onderneming geld tegoed heeft nog tegoed heeft.

Op een later moment komt u de betaling van €121,00 tegen op uw bankafschrift. Deze verwerkt u in de boekhouding als ‘Factuurbetaling ontvangen’. Dit resulteert in de volgende wijzigingen in uw boekhouding:

  • Het saldo van uw bank neemt toe met €121,00
  • Het saldo van de grootboekrekening ’1300 Debiteuren’ vermindert met €121,00
  • De factuur verdwijnt uit het overzicht ‘Open posten’

Het totale saldo op de rekening ‘1300 Debiteuren’ geeft precies aan hoeveel u nog te ontvangen heeft van uw klanten. Het overzicht waar u kunt zien welke facturen er daadwerkelijk open staan, vindt u onder ‘Boekhouden’ > ‘Overzichten’ > ‘Open posten’. Als uw klant in bovenstaand voorbeeld geen €121,00 heeft betaald, maar slechts €50,00, dan wordt de rekening ’1300 Debiteuren’ verminderd met €50,00 en blijft de factuur voor €71,00 open staan.


4.4.2. Crediteuren

De crediteurenadministratie verloopt op dezelfde manier als de debiteurenadministratie, alleen wordt in plaats van rekening ‘1300 Debiteuren’ gebruikgemaakt van rekening ‘1700 Crediteuren’. Op rekening ‘1700 Crediteuren’ ziet u dus continu het bedrag dat u totaal nog moet voldoen aan uw leveranciers. En in het overzicht ‘Open posten’ onder ‘Te betalen’ vindt u de individuele facturen die nog open staan.