Inhoudsopgave

3. Inrichten van de boekhouding

De eerste stap om een professionele boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf te voeren, is het inrichten ervan. Hiermee stelt u de boekhouding zo in, dat deze naadloos aansluit bij uw onderneming. Het inrichten van uw boekhouding bestaat uit twee delen:


3.1. Het rekeningschema

Het rekeningschemaLijst van grootboekrekeningen is een lijst van grootboekrekeningenVerzameling van uitgaven en inkomsten (of tegenrekeningenRekening ten laste van een crediteur) waarmee u alle ingevoerde boekstukkenEen bewijsstuk voor een financiële handeling (bijvoorbeeld facturen, afschriften en bonnetjesBewijs van betaling) categoriseert. Zo verdeelt u alle kosten en omzetTotale waarde van de verkopen van een bedrijf in verschillende categorieën; bijvoorbeeld ‘bankkosten’ en ‘kantoorartikelen’. Dit geeft aan het eind van een jaar een duidelijk overzicht van alle inkomstenDe instroom van geld en uitgavenHet doen van een betaling, waaruit u kunt opmaken of u winst of verlies heeft gemaakt. U bent geheel vrij in de indeling van het rekeningschema en het detailniveau dat u hanteert. Zo kunt u bijvoorbeeld alle omzet op één grootboekrekeningVerzameling van uitgaven en inkomsten boeken of de omzet per artikel of artikelgroep op aparte grootboekrekeningen boeken.

Iedere grootboekrekening heeft een unieke code. Dit zijn meestal vier cijfers. Er is een onofficiële gebruikte standaard als het gaat om de nummering van grootboekrekeningen. Het is aan te raden om deze op te volgen. Een accountantZorgt voor het inrichten en controleren van boekhoudingen en administraties of boekhouderZorgt voor het inrichten en controleren van boekhoudingen en administraties kan dan op een later moment heel eenvoudig alle cijfers interpreteren. Hieronder vindt u een overzicht van de meest gebruikte reeksen met daarbij een korte toelichting:

0xxx: Vaste activa, eigen vermogen en schulden op lange termijn

Vaste activaBezittingen van een onderneming zijn bedrijfsmiddelenDingen die u in uw onderneming gebruikt en die niet verkocht worden, zoals machines en computers, die meer dan €450,00 in aanschaf kosten en gedurende meerdere jaren gebruikt worden. U moet hier vervolgens op afschrijven. Hoe dat in zijn werk gaat, komt later aan bod.
Een voorbeeld van een grootboekrekening in deze reeks is ‘0200 Computers’.

1xxx: Vlottende activa en vlottende passiva

Dit zijn alle bankrekeningen, de debiteurenrekening, crediteurenrekening, btw-rekeningRekening waarop automatisch btw-bedragen worden verwerkt etc. Als deze termen nu nog niet duidelijk zijn, is dat geen probleem. We komen hier later uitgebreid op terug.
In deze reeks komt u de volgende grootboekrekeningen tegen: ‘1000 Kas’ en ‘1010 Bank’.

2xxx: Tussenrekeningen

TussenrekeningenEen balansrekening waarop iets tijdelijk geboekt wordt gebruikt u voor het ‘verschuiven’ van geld. Als u bijvoorbeeld geld overmaakt van de zakelijke spaarrekening naar de zakelijke bankrekening boekt u dat als ‘kruispost’. Ook dit begrip wordt later in de cursus verder toegelicht.
Een voorbeeld in deze reeks is ‘2000 Kruisposten’.

3xxx: Voorraad

In deze grootboekreeks bevinden zich alle voorraadrekeningen. U gebruikt deze reeks dan ook alleen als u een voorraadVerzameling goederen binnen een onderneming om te gebruiken of verkopen van artikelen aanhoudt. Bijvoorbeeld wanneer u een winkel heeft.
Een voorbeeld in deze reeks is ‘3000 Voorraad’.

4xxx: Kosten

De 4000-reeks is bestemd voor alle kostenrekeningen. Dit kunnen loonkosten, huur, telefoonkosten of kantoorbenodigdheden zijn.
Een voorbeeld in deze reeks is ‘4700 Kantoorbenodigdheden’.

7xxx: Inkopen

Alle inkopenAlle dingen die een bedrijf koopt om te gebruiken of door te verkopen ten behoeve van de voorraad boekt u in deze reeks.
Een voorbeeld in deze reeks is ‘7000 Inkopen’.

8xxx: Omzet

De 8000-reeks is bedoeld voor alle omzetrekeningen. Op deze grootboekrekeningen boekt u alle inkomsten uit verkopenAlle dingen die een bedrijf aan derden levert tegen betaling.
Een voorbeeld hiervan is ‘8010 Omzet artikelgroep x’


3.1.1. Het rekeningschema aanpassen

Als u voor het eerst inlogt via e-Boekhouden.nl ziet u onder ‘Beheer’ > ‘Inrichting’ > ‘Grootboekrekeningen’ een standaard rekeningschema. Dit is een basis-set aan grootboekrekeningenVerzameling van uitgaven en inkomsten die u in staat stelt direct aan de slag te gaan. Uiteraard kunt u deze lijst naar eigen inzicht aanpassen en uitbreiden. In e-Boekhouden.nl heeft iedere grootboekrekeningVerzameling van uitgaven en inkomsten één van de volgende categorieën:

Balans

Rekeningen met als categorie ‘Balans’ zijn grootboekrekeningen waarop iets geboekt wordt wat een bepaalde waarde vertegenwoordigt. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfsmiddelenDingen die u in uw onderneming gebruikt en die niet verkocht worden zoals machines, computers of een winkelpand. Het gaat hier om eigendommen en schuldenWat een bedrijf schuldig is, de rechterzijde van de balans van de onderneming.

Winst en verlies

Rekeningen met deze categorie zijn rekeningen waar u alle winst en verlies op boekt. Dit zijn alle ontvangen inkomstenDe instroom van geld (omzetTotale waarde van de verkopen van een bedrijf) en kosten.

Betalingsmiddelen

Bij deze categorie gaat het om rekeningen die een betalingsmiddelCash of chartaal geld. Een middel waarmee betaalt wordt. vertegenwoordigen. Voorbeelden hiervan zijn een zakelijke bankrekening of de bedrijfskas.

Btw-rekeningen

In het standaard rekeningschemaLijst van grootboekrekeningen vindt u diverse btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten-rekeningen. Dit zijn grootboekrekeningen waar het boekhoudprogrammaEen programma waarmee u de boekhouding automatiseert automatisch de btw-bedragen op boekt. Deze rekeningen hoeft u niet aan te passen.

Debiteuren

Als u facturen verstuurt, ontstaan er debiteurenDegenen waarvan een onderneming geld tegoed heeft in uw boekhouding. Het totale saldo openstaande facturen komt automatisch op deze rekening. Dit wordt ook wel het debiteurensaldo genoemd.

Crediteuren

Hiervoor geldt precies hetzelfde als voor de debiteurenrekening, maar dan voor alle facturen die u ontvangt van leveranciersDegenen waaraan een onderneming geld verschuldigd is, ofwel uw crediteurenDegenen waaraan een onderneming geld verschuldigd is.

Het is in e-Boekhouden.nl zeer eenvoudig om het rekeningschema naar eigen wens aan te passen of uit te breiden. U gaat daarvoor naar ‘Beheer’ > ‘Inrichting’ > ‘Grootboekrekeningen’. Klik op ‘Toevoegen’ en u maakt direct een nieuwe grootboekrekening aan. Met het potloodje vooraan de regel kunt u een grootboekrekening wijzigen en met het kruisje verwijdert u een grootboekrekening.

Oefenopgave 1 Het rekeningschema aanpassen

Heeft u bovenstaande uitleg begrepen? Test uw kennis met een oefenopgave. Na afloop vindt u hier ook het antwoord. Succes!

Vraag

In de eerste oefenopdracht gaat u het standaard rekeningschema van e-Boekhouden.nl aanpassen. U voert drie korte opdrachten uit.

1.     Geef de rekening 'Omzet groep 1' een andere naam: 'Omzet Algemeen'.

2.     Verwijder de rekening 'Omzet groep 2'.

3.     Voeg een bankrekening toe: 1020 'Bank X'.

Gebruik uw e-Boekhouden.nl testomgeving om de opdracht uit te voeren. U vindt de uitleg bij de vragen hieronder terug.

Succes!

Antwoord

Om het rekeningschema in te zien en te wijzigen, gaat u in e-Boekhouden.nl naar Beheer > Inrichting > Grootboekrekeningen.

1.     Zoek in het rekeningschema rekening 'Omzet groep 1' en klik vooraan de regel op het potloodje. Verander de tekst bij omschrijving in 'Omzet Algemeen' en klik op 'Opslaan'. De rekening is gewijzigd.

 

2.     Zoek in het rekeningschema rekening 'Omzet groep 2' en klik vooraan de regel op het kruisje. U krijgt een melding met de vraag of u de rekening definitief wilt verwijderen. Klik op 'Ok'. De rekening is verwijderd.

 

3.     Klik op de knop 'Toevoegen' (helemaal boven- en onderaan het rekeningschema). Vul code 1020 in en bij omschrijving 'Bank X'. Kies voor de categorie 'Betalingsmiddelen' en klik vervolgens op 'Opslaan'. De rekening is toegevoegd.

 

Bekijk voor uitgebreide uitleg hoofdstuk 1.1. (Grootboekrekeningen) van de videotraining Starten met e-Boekhouden.nl in 3 stappen.


3.2. De beginbalans

Bent u een startende ondernemer, dan heeft u geen bestaande boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf en voert u ook geen beginbalansDe balans van activa en passiva aan het begin van een periode in. Alleen als u overstapt van een ander boekhoudpakketEen programma waarmee u de boekhouding automatiseert voert u de beginbalans in.

De beginbalans wordt ook wel ‘Openingsbalans’ genoemd. De beginbalans is de balansOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment zoals deze op de laatste datum van het vorige boekhoudpakket was. Stel dat het banksaldo per 31 december 2018 €5.400,00 was en dat u per 1 januari 2019 overstapt naar e-Boekhouden.nl, dan voert u €5.400,00 in als beginsaldo bij de grootboekrekeningVerzameling van uitgaven en inkomsten ‘Bank’. Omdat dit een positief saldo is, voert u dit in onder de kolom ‘Activa’. Indien het banksaldo negatief is, voert u het bedrag in onder ‘Passiva’, zonder minteken.

In e-Boekhouden.nl voert u de beginbalans in onder ‘Beheer’ > ‘Inrichting’ > ‘Beginbalans’. U voert daar de datum in per wanneer de beginbalans ingaat. Meestal 1 januari van het desbetreffende jaar. Daaronder voert u het saldo van de verschillende balansrekeningenOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment in.

U ziet bij iedere balansrekeningOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment twee invoervakjes: ‘Activa’ en ‘Passiva’. Onder activaBezittingen van een onderneming vallen alle positieve bedragen, ofwel uw bezittingen. Onder passivaSchulden van een onderneming vallen alle negatieve bedragen. Kortweg: uw schulden. U voert per balansrekening steeds maar één saldo in. Is het banksaldo bijvoorbeeld positief, dan voert u het banksaldo in onder de kolom ‘Activa’. Is het banksaldo negatief, dan voert u het bedrag in onder ‘Passiva’.

Onderaan de beginbalans vindt u per kolom een totaaltelling. Deze twee saldo’s moeten uiteindelijk precies gelijk zijn. Indien u hier grootboekrekeningenVerzameling van uitgaven en inkomsten mist, kunt u deze direct toevoegen via de knop ‘Rekening toevoegen’.


3.3. Onbetaalde facturen

Als u overstapt van een ander boekhoudpakketEen programma waarmee u de boekhouding automatiseert naar e-Boekhouden.nl, kan het zijn dat er op de overstapdatum facturen zijn die nog niet (volledig) voldaan zijn. De omzetTotale waarde van de verkopen van een bedrijf of kosten zijn bijvoorbeeld in 2018 ingevoerd, maar de betaling komt pas in 2019 binnen en u stapt over per 1 januari 2019. In dat geval kunt u de betalingen niet op normale wijze invoeren in het nieuwe boekhoudpakket. De omzet of kosten (én de btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten) zouden dan in zowel 2018 als 2019 geboekt worden, wat niet toegestaan is.

In plaats daarvan voert u in e-Boekhouden.nl de openstaande facturen apart in onderaan de beginbalans. Hier staat het ingevoerde debiteurenDegenen waarvan een onderneming geld tegoed heeft- en crediteurensaldo wat bij de beginbalansDe balans van activa en passiva aan het begin van een periode is ingevuld. Het debiteurensaldo is het totaalbedrag aan onbetaalde facturen die u verzonden heeft. Het crediteurensaldo is het totaalbedrag aan onbetaalde facturen die u ontvangen heeft. Onder die saldi voert u de facturen in die per overstapdatum nog open staan. Het debiteurensaldo in de beginbalans en het saldo ‘Open posten’ moeten vervolgens precies gelijk zijn.