Gratis cursus starten
Inhoudsopgave

2. De theorie

Hoewel boekhoudenHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf niet moeilijk hoeft te zijn, is het wel van belang dat de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf correct is. De Belastingdienst stelt strenge eisen waaraan voldaan moet worden. In dit theoretische gedeelte van de cursus zetten we de belangrijkste verplichtingen op een rij en gaan we in op de basis van het boekhouden.


2.1. De btw-administratie

Nadat u zich heeft aangemeld bij de Kamer van Koophandel zal de Belastingdienst beslissen of u btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten-plichtig bent. Indien u btw-plichtig bevonden wordt, wat meestal het geval is, krijgt u van de Belastingdienst een verklaring toegestuurd met daarin uw btw-nummer, ofwel omzetbelastingnummer (ob-nummer).

Vanaf dat moment heeft u tegenover de Belastingdienst bepaalde verplichtingen. Wat betreft uw administratieHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf omschrijft de Belastingdienst deze als volgt:

"Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw u aan de Belastingdienst moet betalen. Dit kunt u vastleggen in de vorm van een verkoopboekOverzicht van alle verkopen van een bedrijf, inkoopboekOverzicht van alle inkopen van een bedrijf en kas-, bank- en giroboek."

De termen in deze zin spreken meer voor zich dan u misschien in eerste instantie denkt. De Belastingdienst heeft het hier over 'boeken'. Vroeger maakte men voor de administratie daadwerkelijk gebruik van grote, fysieke boeken, waarin alle financiële veranderingen binnen een onderneming werden geregistreerd.

Deze boeken werden 'grootboeken' genoemd vanwege het fysieke formaat van de boeken. In sommige boekhoudpakketten komt u deze 'boeken' nog altijd tegen, zij het in digitale vorm. Er verschijnen echter ook steeds meer boekhoudpakketten die van dit principe afstappen. Een goede ontwikkeling. De techniek maakt het mogelijk om op veel eenvoudigere wijze alle benodigde gegevens in te voeren en overzichtelijk te ordenen.

Uw verplichting tegenover de Belastingdienst wat betreft de administratie houdt dus in dat u verplicht bent uw administratie dusdanig op orde te hebben dat duidelijk is hoeveel btw u aan de Belastingdienst verschuldigd bent. Hoe u dit doet, maakt niets uit. U mag uw administratie met pen en papier vastleggen, in een boekhoudprogrammaEen programma waarmee u de boekhouding automatiseert of op een andere manier die u prettig vindt. Het feit dat er zoveel boekhoudpakketten bestaan, doet u waarschijnlijk al vermoeden dat de keuze voor een boekhoudprogramma misschien de slimste is. Dat is ook zo. Een boekhoudprogramma bespaart u veel tijd en voorkomt fouten in uw administratie. Handmatige berekeningen zijn niet meer nodig en een groot deel van de boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf verloopt automatisch. Daarnaast komt u, met een professioneel boekhoudpakketEen programma waarmee u de boekhouding automatiseert, een stuk beter over indien de Belastingdienst bij u een controle komt doen.
 


2.1.1. Wat behoort er allemaal tot uw administratie?

Volgens de Belastingdienst behoren tot uw administratieHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf: "Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm". Gelukkig geeft de Belastingdienst hier ook een lijstje van voorbeelden bij:

Tot uw boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf behoren de volgende onderdelen:

De wettelijke bewaartermijn van uw gegevens is zeven jaar. Voor onroerende zakenGrond en alles wat zich daarop of daarin bevindt, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens tien jaar bewaren.


2.1.2. Verplichtingen met betrekking tot facturen

Iedere factuur die u aan uw klantenDegenen waarvan een onderneming geld tegoed heeft stuurt, dient te voldoen aan een aantal eisen. U vermeldt op uw facturen altijd minimaal de volgende basisgegevens:

  • Uw volledige naam en die van uw klant
  • Uw volledige adres en dat van uw klant
  • Uw btwVerbruikersbelasting op de levering van roerende goederen en diensten-nummer
  • Uw KvK-nummer
  • De datum waarop de factuur is uitgereikt
  • Een uniek en opvolgend factuurnummer
  • Indien het een klant betreft in het buitenland binnen de Europese Unie moet u ook het btw-nummer van uw klant op de factuur vermelden. Hierbij is het voor u van belang dat u controleert of het btw-nummer van uw klant correct is. Dit kunt u doen via btw-nummer-controle.nl.
  • Een omschrijving van de goederen en/of diensten die u heeft geleverd
  • De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd
  • Een omschrijving van de goederen en/of diensten die u heeft geleverd
  • Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw, uitgesplitst per btw-percentageHet percentage btw dat voor een product of dienst betaald moet worden
  • Het btw-bedrag, uitgesplitst per btw-percentage

2.2. De boekhouding

In de basis bestaat een boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf uit rekeningen (ook wel grootboekrekeningenVerzameling van uitgaven en inkomsten genoemd) en mutaties. Door middel van een mutatieVerandering in de boekhouding wijzigt u het saldo van een bepaalde grootboekrekening. U kunt zich een grootboekrekeningVerzameling van uitgaven en inkomsten voorstellen als een ‘categorie’ of ‘rubriek’. Stelt u zich bijvoorbeeld voor dat u fietsen verkoopt. Dan kan het logisch zijn om meerdere grootboekrekeningen te gebruiken om de omzetTotale waarde van de verkopen van een bedrijf op te boeken: een grootboekrekening voor stadsfietsen, elektrische fietsen en overige fietsen. In de boekhouding wordt op deze manier de omzet per categorie (ofwel grootboekrekening) uitgesplitst. Een boekhouding kent altijd twee soorten grootboekrekeningen: balansrekeningenOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment en verlies- en winstrekeningen.


2.2.1. Balansrekeningen

BalansrekeningenOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment zijn de grootboekrekeningenVerzameling van uitgaven en inkomsten die een bepaalde ‘waarde’ of ‘schuld’ vertegenwoordigen. Als u bijvoorbeeld een computer koopt dan heeft die computer een dag na de aankoop nog steeds een aanzienlijke waarde. Ook uw bankrekening is een voorbeeld van een balansrekening. Het saldo ervan vertegenwoordigt immers de waarde aan geld die u op de bankrekening heeft staan.

Balansrekeningen komen op het overzicht ‘Balans’. Dit is een overzicht waar alle balansrekeningen op staan met daarachter het saldo. Op de balansOverzicht van bezittingen en schulden op een bepaald moment komen nooit negatieve bedragen voor. In plaats daarvan kent de balans twee ‘zijden’. De activaBezittingen van een onderneming- en de passivazijde. Aan de activazijdeDe linkerzijde van de boekhoudkundige balans staan alle tegoeden en aan de passivazijdeDe rechterzijde van de boekhoudkundige balans staan alle schulden. Als het saldo op uw bankrekening negatief is, vindt u het saldo van uw bankrekening dus aan de passivakant. Het is immers een schuldWat een bedrijf schuldig is, de rechterzijde van de balans aan de bank. Is uw banksaldo positief, dan staat het aan de activakant. 

Bovenstaande paragraaf over de activa- en passivazijde is slechts ter informatie.
Kennis hierover is niet vereist om een correcte boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf te kunnen voeren.


2.2.2. Verlies- & Winstrekeningen

De term verlies- en winstrekeningOverzicht van alle opbrengsten van een onderneming komt u waarschijnlijk wel bekend voor. De verlies- en winstrekeningen zijn de rekeningen waarop u uw omzetTotale waarde van de verkopen van een bedrijf en kosten boekt. U kunt denken aan een rekening voor uw verkopenAlle dingen die een bedrijf aan derden levert tegen betaling (winst) of telefoonkosten (verlies). Het overzicht ‘Verlies & Winst’, welke u in ieder boekhoudpakketEen programma waarmee u de boekhouding automatiseert tegenkomt, is bijna gelijk aan de balans. Ook hier vindt u een lijst met alle verlies- en winstrekeningen met daarachter het saldo. Hier heten deze alleen geen ‘passiva’ en ‘activa’, maar eenvoudigweg ‘winst’ en ‘verlies’. Onderaan het overzicht vindt u het totale saldo aan winst of totale saldo aan verlies.

 


2.2.3. Uw boekhouding altijd in balans

In zekere zin bestaat iedere boekhoudmutatie uit een verplaatsing van geld. U kunt dit vergelijken met uw bankrekening. Op uw bankrekening treft u diverse bij- en afschrijvingen aan. Iedere bij- en afschrijvingHet verdelen van aanschafkosten over gebruiksjaren heeft betrekking op iets. Bijvoorbeeld een betaling van een verzekering, ontvangst van salaris of gekochte boodschappen. U kunt dit omschrijven als verschillende ‘posten’. InkomstenDe instroom van geld- en uitgavenposten. Feitelijk werkt een boekhoudingHet vastleggen van de financiële gegevens van een bedrijf ook zo. Alleen zijn de postenEen financieel feit in de boekhouding in een boekhouding grootboekrekeningenVerzameling van uitgaven en inkomsten.