Cursusoverzicht » Hoofdstuk 7: Speciale boekingen » 7.1 Verwerken van zakenlunches en -diners

7.1 Verwerken van eten en drinken, bijvoorbeeld zakenlunches en -diners

Aan het aftrekken van de kosten voor eten en drinken zitten een aantal regels. Zo is de btw niet aftrekbaar als je gaat uiteten en kun je maar een gedeelte van de kosten voor zakenlunches en -diners aftrekken. We gaan eerst de btw op eten en drinken bespreken.

Btw: aftrekken ja of nee?

Je mag de btw niet aftrekken als je gaat eten of drinken in de horeca. Maar ook niet als je een ruimte afhuurt en daar het eten en drinken laat regelen door een cateraar. Als je eten van thuis meeneemt, bijvoorbeeld een eigen gemaakt lunchpakket, dan kun je hier ook geen btw van aftrekken.

Je mag de btw wel aftrekken als je het eten in een supermarkt of een andere winkel gaat halen en op je kantoor opeet, ook als je dit dus met een hele groep doet. De boeking voor dit eten en drinken voer je dan ook gewoon in met de btw die erop zit, vaak is dit het lage btw-tarief.

e-Boekhouden.nl

Kosten opgeven voor inkomstenbelasting

We hebben je net geleerd hoe je omgaat met de btw op eten en drinken. Maar voor de inkomstenbelasting gelden ook een aantal regels. Het maakt niet uit waar je het eten of drinken koopt en nuttigt. Er is dus geen verschil voor de inkomstenbelasting voor het eten en drinken in de horeca of op kantoor.

In de horeca: alleen bij zakelijk karakter

Als je een zakelijke lunch of diner hebt, bijvoorbeeld als je gaat lunchen met een (potentiële) opdrachtgever, dan kun je deze kosten maar gedeeltelijk opgeven als zakelijke kosten. Daarbij kijkt de Belastingdienst eerst of het hapje of drankje dat je doet een zakelijk karakter heeft. Als jij ‘gewoon’ gaat eten tijdens werktijd, is dit geen zakelijke lunch of diner. De kosten hiervan mag je dan dus helemaal niet opgeven voor je bedrijf. Maar als jij een opdrachtgever mee uiteten neemt, of een aantal leveranciers uitnodigt voor een bedrijfsborrel in een café, dan heeft het wel een zakelijk karakter. En ook (waar we het net al over hadden): als je eten en drinken koopt en dit op kantoor nuttigt, dan wordt dit gezien als een zakelijk karakter. Het is wel belangrijk dat je de bon van het eten en drinken bewaard in je boekhouding en deze natuurlijk goed invoert. Als je fooi geeft, moet je deze ook op de factuur/bon hebben staan. Als dat zo is, kun je ook de fooi meenemen in je boekhouding.

Representatiekosten

Zakelijke kosten voor eten en drinken (dus als het een duidelijk zakelijk karakter heeft) vallen onder de zogenaamde representatiekosten en verteer. Hier vallen naast eten en drinken ook bijvoorbeeld genotsmiddelen (zoals sigaren of sigaretten) en relatiegeschenken onder. In e-Boekhouden.nl zit daarom standaard al de grootboekrekening 4520 Representatie en verteer. Op de website van de Belastingdienst vind je alle aftrekbare kosten. Je kunt op twee manieren de kosten van representatie berekenen: met of zonder drempelbedrag.

Met drempelbedrag

Het drempelbedrag is in 2021 € 4.700. Dit betekent dat je alle kosten onder dit bedrag niet mag meenemen voor de inkomstenbelasting. Alles daarboven wel. Hoe boek je dit in je boekhouding? Boek gewoon alle kosten inclusief btw op de tegenrekening 4520 Representatie en verteer. Let op dat je bij btw-code Geen BTW kiest, als je de btw niet mag opgeven bij je btw-aangifte. Mag je de boeking wel meenemen in de btw-aangifte (omdat je bijvoorbeeld eten hebt gekocht om te nuttigen op kantoor) dan neem je de btw over van de bon of factuur die je hebt gekregen.

Voorbeeld: Drempelbedrag boeken via memoriaalboeking

Aan het eind van het jaar haal je het drempelbedrag weg uit de grootboekrekening. Je mag namelijk de eerste € 4.700 niet opgeven bij de inkomstenbelasting. Je boekt het drempelbedrag weg via een memoriaalboeking:

 

    • Rekening: 4520 Representatie en Verteer
    • Relatie: Leeg laten
    • Datum: Laatste dag van een boekjaar
    • Omschrijving: Drempelbedrag representatie en verteer wegboeken
    • Bedrag: € 4.700
    • Tegenrekening: 1410 Privé-opnamen en stortingen

Het drempelbedrag is uit de grootboekrekening Representatie en Verteer geboekt. Het bedrag dat overblijft mag je dus meenemen voor de inkomstenbelasting. Je hoeft hier verder niks mee te doen, want deze kosten worden automatisch meegenomen in de winst- en verliesrekening, die je overneemt bij je aangifte inkomstenbelasting.

Je ziet dat het alleen zin heeft om op deze manier je kosten voor eten en drinken bij te houden als je ook meer kosten maakt dan het drempelbedrag.

Zonder drempelbedrag

De meeste zzp’ers halen het drempelbedrag niet en kiezen daarom voor de optie zonder drempelbedrag. Je kiest er dan voor om 80% van alle kosten op te voeren voor de inkomstenbelasting. Dit heet het aftrekbare deel van de representatiekosten. De overige 20% neem je dan niet mee voor de inkomstenbelasting. Hoe ziet er dat dan uit als je deze manier toepast. Je boekt de kosten dan iedere keer voor 80% op de grootboekrekening 4520 Representatie en Verteer.

Voorbeeld: zonder drempelbedrag

Stel je hebt € 100,00 (inclusief btw) opgemaakt bij een zakenlunch met een klant. Dan boek je € 80,00, met btw-code Geen BTW op de tegenrekening 4520 Representatie en Verteer. De overige € 20,00 boek je dan (ook met btw-code Geen BTW) op de rekening 1410 Privé-opnamen en stortingen. Je hoeft in dit geval dan ook niet aan het eind van het jaar nog een correctie te doen.

Uitzondering

Er is een uitzondering op de regel rondom eten en drinken. Als jij namelijk een cursus geeft, waar een lunch of diner bij zit, dan zijn de kosten voor eten en drinken wel 100% aftrekbaar. Je mag dan dus de btw meenemen in je btw-aangifte én 100% van de kosten meenemen voor de inkomstenbelasting.

Representatiekosten bv (vennootschapsbelasting)

We hebben net uitgelegd hoe het zit met de kosten voor eten en drinken voor de inkomstenbelasting, dus voor bijvoorbeeld eenmanszaken en vof’s. Als je een bv hebt, neem je de kosten voor eten en drinken mee voor de vennootschapsbelasting. De regels zijn bijna hetzelfde als bij bijvoorbeeld een eenmanszaak. De btw-regels zijn precies hetzelfde. Ook het drempelbedrag van € 4.700 is hetzelfde. Het aftrekbare deel is alleen niet 80%, maar 73,5%.